PLANEANDO RECOMENDACIONES O ACCIONES

Paso a paso para facilitar

1. La guía debe estar presentada de tal forma que los participantes puedan trabajar una página a la vez.
2. Forma los subgrupos y les da instrucciones para que se acomoden frente a las mesas previamente arregladas.
3. Distribuye las Guías, indica a cada subgrupo que pueden empezar con la página 1, indicándoles que él funcionará como "consultor errante".
4. Terminado el tiempo indicado, el grupo se vuelve a reunir para escuchar el informe que dan los voceros de cada uno de los subgrupos.
5. Se lleva a cabo una discusión sobre lo que los participantes aprendieron de los procesos de solución de problemas y de planeación.
6. Guía una conversación para que el grupo analice, como se pude aplicar lo aprendido en su vida.
7. GUÍA PARA PLANEAR RECOMENDACIONES O ACCIONES
8. Página 1.
9. PROCEDIMIENTO SUGERIDO
10. Lean esta guía.
11. Decidan detalles, como la duración de la reunión, etc.
12. Luego pasen a la página 4 y empiecen.
13. Tiempo estimado para leer la guía: quince minutos.
14. Tiempo estimado para el uso de esta guía como ayuda para resolver problemas: tres horas aproximadamente.
15. Página 2.
16. SUPOSICIÓN BÁSICA acerca del grupo que utilizará esta guía. Cada subgrupo deberá determinar trabajar sobre un tema común antes de utilizar esta guía.
17. Página 3.
18. UN BREVE RESUMEN DEL PROGRESO PARA RESOLVER PROBLEMAS CON ESTA GUÍA:
19. Deben asegurarse de comprender claramente el tema (Ver página 7 de esta guía).
20. Analicen antes de elegir la solución. (Ver página 10).
21. Realicen una tormenta de ideas sobre las posibles acciones. (Ver página 18).
22. Elijan las acciones de acuerdo a las ideas. (Ver página 18).
23. Escriban las recomendaciones o acciones (Ver página 19).
24. Presenten un Informe (Ver página 21).
25. Página 4.
26. ORGANIZACIÓN SUGERIDAS PARA CADA EQUIPO
27. Elijan a un secretario, NO un representante. El secretario será el encargado de darle al instructor la información solicitada en la página 19 o en el anexo 4.
28. (¿Por qué no un representante?) Porque los grupos muy a menudo se mantienen con sus caracterizaciones. En lugar de eso recomendamos que se permita surgir naturalmente el liderazgo y tal vez hasta se cambie de líder espontáneamente.
29. Página 5.
30. Este pequeño libro trata de ser una guía para el desarrollo de su trabajo. Por ningún lado intenta, ni siquiera levemente, influir en su opinión o en la conclusión del grupo. Lo que sí intenta darle, es el soporte a los métodos de solución de problemas, que se han encontrado son efectivos, y ayudarlos para que no caigan en trampas.
31. LEAN TODA LA GUÍA ANTES DE QUE EL GRUPO EMPIECE A TRABAJAR
32. Página 6.
33. La página siguiente usa las palabras tema y objetivo:.
34. Algunas personas prefieren hablar acerca de OBJETIVOS (Ellos dicen "un acercamiento positivo"); otras acerca de PROBLEMAS ("Todo el mundo tiene problemas, ¿por qué no admitirlo?"); otras hablan de TEMAS ("es más neutral"); pero, todos los objetivos reflejan problemas implícitos y todos los problemas y temas reflejan objetivos implícitos.
35. Página 7.
36. ACLARANDO EL TEMA U OBJETIVO
37. Siendo objetivo, escriba el tema u objetivo que crea es en el que está trabajando el grupo.
38. Cuando todos hayan escrito el tema u objetivo, compare con lo que los otros escribieron. Si todos están de acuerdo pase a la página 9; si no es así pase a la página siguiente y vea la trampa 2.
39. Página 8.
40. En vez de eso, logren el entendimiento del grupo y luego:.
41. Acuerden un tema común y si no pueden hacerlo,.
42. Divídalo en acciones o recomendaciones de grupo.
43. Escriban el tema abajo.
44. Página 9.
45. Están ustedes listos para empezar a resolver el problema.
46. Su tarea es trabajar en el tema y finalmente presentar al grupo, las tomas de decisiones, con sus recomendaciones apropiadas (o sin recomendaciones sí así lo eligieron) o planes para trabajo futuro, el cual puede resultar en recomendaciones de acciones, por su parte.
47. El producto (una recomendación o una acción) es más probable que sea efectiva si ustedes siguen los siguientes pasos:.
48. Página 9 Bis.
49. Asegúrense de tener claro el tema (ver página 7).
50. Analicen antes de buscar la solución (Ver página 10).
51. Realicen una tormenta de ideas (Ver página 16).
52. Escojan ideas de acción (Ver página 18).
53. Escriban las recomendaciones (Ver página 19).
54. Presenten un informe (Ver página 21).
55. Este folleto los guía en el proceso de solución de problemas, el que puede evitarles caer en las trampas comunes de los grupos cuando están realizando este tipo de tareas. Si tienen problemas vean el Anexo 1.
56. Página 10.
57. Este es un análisis de su tema.
58. En listen las fuerzas* que les evitan alcanzar su objetivo o les impiden hallar una solución efectiva. TRABAJEN SOLOS.
59. Página 10 Bis.
60. Escriban el tema de su grupo.
61. En este rectángulo:.
62. ... y luego den vuelta a la hoja.
63. Las fuerzas pueden ser personales, interpersonales, institucionales o sociales; pueden ser valores, conflictos, actitudes, falta de habilidades o conocimiento o tiempo o energía, conflicto de poder, pobre comunicación. Ver Anexo 2.
64. Página 11.
65. Empiecen por escribir las fuerzas individuales de cada uno en el rotafolio. Ahora discutan lo que cada cual escribió de manera inquisitiva; por ejemplo: parafraseando, traten de entender en lo que están en desacuerdo, ayude a los otros a ilustrar su punto de vista.
66. Añada fuerza a medida que aparezcan.
67. Página 11 Bis.
68. Los juicios críticos son cruciales para resolver problemas, pero no en este momento. Es tiempo de suspender los juicios críticos y permitan a su mente expandirse para comprender los puntos de vista de otros. Procuren un clima de aceptación e inventiva y no uno de pleitos y de competencia.
69. Escriban en este momento en una hoja de rotafolio la INFORMACIÓN NECESARIA.
70. A medida que las fuerzas están siendo calmadas, sigan preguntando "¿Qué información adicional necesitamos?". Aunque exista una marcada diferencia de opiniones, no malgasten el tiempo argumentando. En su lugar, aclaren la información necesaria y verifiquen con los recursos disponibles, para solicitar información. Ocasionalmente pueden diferir, incluso cambiar algunas recomendaciones, pero primero obtengan los hechos.
71. Asignen a alguien para que insista en preguntar "¿Necesitamos más hechos?".
72. Página 12.
73. Ahora es tiempo de emplear JUICIOS CRÍTICOS.
74. Vayan a las fuerzas, póngase de acuerdo en 3, 4, 5 ó 6 que crean más importantes.
75. Clasifíquenlas por su viabilidad. (Ustedes mismos o alguien que este en posibilidad de hacerlo).
76. Pongan un círculo en las fuerzas importantes y viables.
77. Página 13.
78. Ustedes han estado trabajando en la tarea.
79. Como un automóvil, un grupo necesita mantenimiento. Mientras trabaja un grupo en una tarea necesita ser más explícito en sus soluciones de problemas y en los procesos interpersonales.
80. (Volteen la página inmediatamente después de leer.).
81. Página 14.
82. Llenen esta hoja en forma individual. Después lean la página 15 antes de discutirla. Se les pedirá que compartan con los demás lo que escribieron.
83. ENCIERRE EN UN CÍRCULO
84. Lo que dije Lo que dije Fue apreciado y fue ignorado.
85. Valorado aquí 6 5 4 3 2 1 aquí.
86. Nuestro equipo Nuestro equipo.
87. Está cayendo está evitando.
88. En trampas 6 5 4 3 2 1 las trampas.
89. Cuando terminen este formato,.
90. Pero antes de hablar, volteen la página.
91. Página 15.
92. Lea esta página, luego comente su clasificación.
93. Ahora, hablen acerca de su clasificación empleando ejemplos específicos. Pongan especial atención a las diferentes clasificaciones. Inviten a describir lo que vieron a aquéllos que su percepción difiere de la suya. Planeen formas para mejorar la efectividad de su grupo durante el resto de la actividad. (Tomen 10 a 15 min.) Luego volteen la hoja.
94. Página 16.
95. Ahora, escriban en el rotafolio las soluciones acordadas para cada fuerza, de acuerdo a las instrucciones de la página 12.
96. Es tiempo de VOLVER A SUSPENDER LOS JUICIOS CRÍTICOS.
97. Escriban en el rotafolio (a través una tormenta de ideas) Acciones que disminuyan las fuerzas restrictivas.
98. TORMENTA DE IDEAS Nadie dijo "No".
99. TORMENTA DE IDEAS Nadie dijo "Esto no funcionará".
100. TORMENTA DE IDEAS Nadie dijo "Esta es una pobre (o buena) idea".
101. TORMENTA DE IDEAS Nadie dijo "Eso ya se ha mencionado".
102. Cuando hayan terminado con la actividad den vuelta a la página.
103. Página 17.
104. Ahora, usando un método de encuesta (Ver el Anexo 1 para revisar este método), trabajen para lograr un claro entendimiento de las ideas de acciones (Durante esta encuesta, pueden querer volver a examinar algunas ideas que no están claras): Sigan con los juicios críticos hasta terminar de aclarar.
105. Después de hacer la aclaración. Volteen la página.
106. Página 18.
107. OTRA VEZ ES TIEMPO DE HACER JUICIOS CRÍTICOS
108. Elija varias ideas de acción.
109. Decida que grupo o grupos, persona o personas deben facilitar esto.
110. Póngalo en forma de recomendaciones.*.
111. Si su grupo esta desarrollando su propia estrategia de acción como parte de las recomendaciones o en lugar de las recomendaciones, ¡Preste atención a lo siguiente!
112. ADVERTENCIA
113. Si quieren acciones, no salgan de esta reunión hasta que este claro quien hará qué, cuándo y cómo y cómo podrán conocer que se ha hecho.
114. *Si su grupo no realiza recomendaciones, usen el Anexo 4 en lugar del formato de la página siguiente.
115. Página 19.
116. Esta recomendación está dirigida a:.
117. (Persona con Toma de Decisiones).
118. RECOMENDACIÓN:
119. Los nombres y números telefónicos de los miembros del grupo son (Marque con un asterisco aquellos dos con los que se puede establecer contacto sí es necesario).
120. Página 20.
121. Verifiquen con su "nivel apropiado de Toma de Decisiones" para cerciorarse si ese grupo hará la siguiente remisión de Recomendación. Quizá deberán ser más específicos.
122. "HAREMOS LO MEJOR QUE ESTÉ EN NUESTRAS MANOS, PARA.
123. RESPONDER TODAS LAS RECOMENDACIONES, DE
124. TAL MANERA QUE USTEDES SE CONSIDEREN SATISFECHOS".
125. Página 21.
126. Si es necesario hacer un informe de la reunión:.
127. Verifiquen el tiempo que le han dado.
128. Escojan un vocero.
129. Déjenlo practicar con ustedes.
130. Déjenlo revisar o acortar el informe.
131. Informen del tema, la importancia y solución de fuerzas y las recomendaciones.
132. Anexo 1.
133. SI TIENEN PROBLEMAS
134. Un desacuerdo es inevitable. No es deseable ni indeseable. Los desacuerdos son importantes para la salud del grupo. Cada uno de ustedes es diferente. Podrá por lo tanto estar en desacuerdo.
135. Sin embargo, un desacuerdo será destructivo si es:.
136. Evitado.
137. Exclusivamente argumentativo (Estoy en desacuerdo y debo convencerlos).
138. Será constructivo si es hecho en forma de Indagación.
139. Método de Indagación:.
140. Estoy en desacuerdo y quiero averiguar:.
141. ¿Entiendo tu punto de vista correctamente?
142. ¿Qué suposiciones, opiniones o hechos, consideraste y provocaron tengas ese punto de vista?
143. ¿Qué información podemos indagar con los recursos disponibles, que ayuden a nuestra investigación?
144. Continúa Anexo No.1.
145. En un Método de Indagación:.
146. Yo puedo parafrasear (repitiéndote el significado, no las palabras exactas que recibí) y tú corrige mi comprensión.
147. Puedo cuestionar tus suposiciones, opiniones o hechos.
148. Puedo invitarte a que hagas lo mismo conmigo.
149. Parece que puede haber una tercera situación y es la de que estén en desacuerdo y no cambien su punto de vista o que la persona insista en argumentar o evadir las preguntas. Usted puede:.
150. Seguir las sugerencias de la página 8.
151. Tomar un riesgo personal (quizá sin la aprobación del grupo) y llame al consultor. Tal vez el Consultor o sus recursos como líder, sean solicitados, quién se moverá dentro de su equipo.
152. Anexo No. 2.
153. RAZONALIZACIÓN PARA BUSCAR LAS FUERZAS RESTRICTIVAS
154. Se les ha pedido que se centren en las fuerzas restrictivas, porque a menudo se pasan por alto.
155. El cambio ocurrirá cuando las fuerzas restrictivas reales se disminuyan. Recuerde que las fuerzas que ha enumerado son opiniones y no necesariamente hechos. Realicen la siguiente Pregunta: "¿Cómo podemos saber, si éstas fuerzas realmente operan?" Utilicen la información de la Hoja de Necesidades y verifiquen con los recursos exteriores cuando sea necesario.
156. No suponga que las fuerzas que consideró son correctas. Verifíquelas o reconozca que son opiniones quizá incorrectas.
157. ¿Qué hay con respecto a la fuerza que apoya o la fuerza que presiona los objetivos que desean?. Puede desear ponerlas en una lista y (cuando lleguen a la página 16) sugieran métodos para emplearlos y lograr su objetivo o resolver satisfactoriamente el problema.
158. Anexo No. 3.
159. UNA MAYOR RAZONALIZACIÓN PARA VER EL PROCESO
160. La profundización en los sentimientos personales y humanos de ser premiados o ignorados ya sea que influyan o no, pueden y deben ser entendidos para aumentar la probabilidad de tener éxito en la solución de problemas.
161. Si éstos sentimientos no se toman en cuenta, se ahoga la creatividad y la solución de problemas se afecta en forma adversa.
162. Véalo de esta forma:.
163. Tiene una tarea que hacer.
164. Esta trabajando en ellos de cierto modo o con cierto proceso.
165. Las dos preguntas realizadas en la página 14 son acerca del proceso de trabajo. Esto es como "hacer un alto" en una estación de servicio de mantenimiento.
166. Anexo No. 4.
167. Información solicitada a los secretarios de los grupos de trabajo, que no turnaron en recomendación:.
168. Estado del tema.
169. Listas de fuerzas a las que llegaron con las directrices de la pág. 12, asunto 3.
170. ¿Por qué no turnaron, una recomendación?
171. Planes para que el grupo se reúna posteriormente, si es que los hay.
172. Continúa anexo No. 4.
173. Lista de los miembros del grupo y sus teléfonos.
174. Póngales un asterisco a las dos personas de la lista a las que se les pueda llamar, si fuera necesario mayor información.
175. NOMBRE DEL SECRETARIO:
176. TELÉFONO: