Objetivos
I. Determinar la estrategia de intervención adecuada para una organización ficticia.
II. Implementar una estrategia previa, un diagnóstico inicial y contactar con la organización ficticia.
III. Proporcionar retroalimentación a los miembros de los equipos asesores, acerca de sus habilidades de intervención y estrategias.
IV. Analizar teóricamente, las habilidades, los valores y las estrategias del Desarrollo Organizacional (D.O.).
Duración
Duración: 150 Minutos
Material
Sencillo
Hoja de Antecedentes, Estados Financieros y Organigrama de Montacargas y Transportadores para cada participante.
Hoja de Caracterización para cada uno de los actores-participantes.
Hoja de Orden del Día para cada consultor de los diferentes equipos de Consultores.
Papel y lápiz para cada participante.
Gafetes para identificar a los actores y consultores.
Rotafolio, maskin tape y marcadores para cada grupo de consultores y para el instructor.
Tamaño del grupo
9 a 19 Participantes
Lugar
Aula Normal
Un salón amplio y bien iluminado acondicionado para que los participantes puedan trabajar en subgrupos.
Desarrollo
IR A FORMATO
I. El instructor habla de la dramatización discutiendo los objetivos de la actividad y anotando en el rotafolio el tiempo para cada evento, de la dramatización.
II. El instructor escoge a cuatro participantes para actuar los papeles de Rodolfo Buendía, Luis Aguilar, Damián Torres y Germán Sandoval. Les da un lápiz, el gafete adecuado y una Hoja con la Caracterización correspondiente, una copia de la Hoja de Antecedentes, una del Estado Financiero y la Hoja con el Organigrama. Le asigna a cada uno un cuarto separado o una área, pero antes de separarse, se reúnen para discutir sus papeles.
III. Los participantes restantes se dividen en tres grupos de consultores: Ardillas, Castores y Conejos (los subgrupos deben hacerse de acuerdo con la experiencia que tengan en Desarrollo Organizacional o bien los grupos pueden ser mixtos) Cada miembro recibe el Gáfete adecuado, un lápiz y copias de la Hoja con los antecedentes, del Estado Financiero, el Organigrama y la Hoja con el Orden del Día. El instructor señala que los subgrupos deben seguir lo indicado en la Orden del Día.
IV. El instructor asigna a cada grupo el lugar donde trabajarán y les indica donde pueden encontrar a Rodolfo Buendía, Luis Aguilar, Damián Torres y Germán Sandoval. Se pide a los grupos que anoten sus actividades y la estrategia que emplearán en la sesión de Presentación para impactar a sus futuros clientes. Los subgrupos tienen una hora para desarrollar una intervención estratégica, llevar a cabo las entrevistas y preparar una presentación que de un buen impacto a los Ejecutivos de Montacargas y Transportadores.
V. Cada grupo por turno, tiene cinco minutos para presentar su estrategia, el diagnóstico inicial y presentar una lista de acciones y pasos a seguir, ante los miembros de Montacargas y Transportadores. (Quince minutos)
VI. El personal de Montacargas y Transportadores lleva a cabo una reunión con cada grupo para discutir las presentaciones de los tres grupos y escribir en el rotafolio sus reacciones acerca de cada uno de los equipos de Consultores. (Veinte minutos)
VII. El instructor dirige una discusión sobre las fortalezas y debilidades de cada propuesta desde el punto de vista del Desarrollo Organizacional, considerando los valores de los consultores contra los valores de la Empresa, el aspecto económico, el tiempo necesario para cumplir el proyecto, y considerando el tipo de cliente que es. (Veinte minutos)
VIII. El instructor guía un proceso para que el grupo analice, cómo se puede aplicar lo aprendido en su vida.
HOJA DE ANTECEDENTES DE MONTACARGAS Y TRANSPORTADORES
Montacargas y Transportadores, S.A. de C.V., es una compañía que tiene 2000 empleados, que produce equipo transportador como: bandas transportadoras, montacargas, grúas y equipo similar. Ha experimentado una baja del 15% en las utilidades durante los últimos tres años.
En los últimos dos años, han entrado al mercado dos compañías competidoras que han obtenido una considerable participación de este mercado. Algunos de los gerentes y supervisores de Montacargas y Transportadores han renunciado y se unieron a la competencia. Las últimas cifras de ventas de la fábrica, indican otra disminución.
Montacargas y Transportadores, fue fundada hace quince años por Rodolfo Buendía, su Director General. Rodolfo Buendía ha llamado a tres equipos de consultores para que realicen un diagnóstico y sugieran soluciones a las dificultades actuales. Los Consultores podrán reunirse, además, con otras personas, del personal de la empresa y estos son: Luis Aguilar, Director de Personal, quién ha ocupado el puesto en los últimos cuatro años y tiene una maestría en Administración de Empresas; Damián Torres, Director de Producción que ha estado con la compañía desde su fundación y es Ingeniero; Germán Sandoval, Supervisor de Producción, también ingeniero y ha estado con Montacargas y Transportadores durante los últimos diez años.
INFORME FINANCIERO DE MONTACARGAS Y TRANSPORTADORES
(CANTIDADES EN MILLONES DE (PESOS)
2001 2000 1999 1998
Ventas Netas 28,803 29,895 28,521 25,455
Costo de Producción 19,010 19,690 18,838 16,271
Depreciación 939 991 948 845
Gastos de ventas y generales 6,183 5,969 5,662 5,076
Intereses, descuentos y gastos varios 291 354 264 255
Ingreso neto después de impuestos 1,163 1,406 1,355 1,387
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE MONTACARGAS Y TRANSPORTADORES, S.A. DE C.V.
RODOLFO BUENDÍA DIRECTOR GENERAL DAMIÁN TORRES GERENTE DE PRODUCCIÓN LEÓN RUÍZ GERENTE DE VENTAS LUIS AGUILAR GERENTE DE RECURSOS HUM. GABRIEL SOTO GERENTE DE FINANZAS
GERMÁN SANDOVAL SUPERVISOR DE PRODUCCIÓN JEFE DE SERVICIO Y DISTRIBUCIÓN ENCARGADO DE NÓMINA CONTADOR
SUPERVISOR DE INGENIERÍA DE PRODUCTO JEFE DE VENTAS JEFE DE PERSONAL AUXILIAR DE OFICINA JEFE DE ALMACÉN
HOJA CON LA CARACTERIZACIÓN I DE MONTACARGAS Y TRANSPORTADORES
RODOLFO BUENDÍA
Usted es el Director General de Montacargas y Transportadores, S.A. de C.V., y tiene cuarenta y cinco años de edad. La empresa es una compañía manufacturera mediana que fue fundada por usted hace quince años. Desde el principio, ha sido la fuerza motriz de la organización. Reunió el dinero y trabajó mucho y muy duro en los primeros años, desempeñando varios papeles clave en la operación misma de la compañía.
Ha elegido cuidadosamente a los empleados, que ha necesitado al crecer la empresa y ha tenido que reconocer la necesidad de delegar algunas de sus antiguas funciones a los departamentos de línea y de apoyo. Aún tiene contacto con las operaciones cotidianas, pero ha tratado de dejar que los gerentes hagan el trabajo, mientras lo hagan bien.
En los últimos tres años, las ventas han disminuido en un 15% y el rendimiento sobre la inversión ha caído un 10%. Las últimas cifras muestran, que en el mes pasado, las ventas bajaron un 10% comparado con el mismo mes, del año pasado y que otro supervisor de producción, renunció para entrar a trabajar en una de las dos compañías, que aparecieron en el mercado en los últimos tres años. Sus competidores están ganando una mayor participación en el mercado, pero usted cree que la disminución en las utilidades y ventas y la alta rotación del personal de los mandos medios, está relacionado y es causado por problemas internos. Estima que con mayor cooperación entre los gerentes, jefes y supervisores los departamentos de producción podrían encontrar la solución a sus problemas.
El Gerente de Personal, Luis Aguilar, ha intentado varias cosas para aumentar la cooperación y la coordinación entre los gerentes de apoyo y los de producción, pero todas han fallado. Piensa que la falta reside en la gente de producción y no en los programas. Por lo tanto, con base en una sugerencia de Luis Aguilar, le ha pedido a varias firmas consultoras en Desarrollo Organizacional, que visiten su compañía y se entrevisten con Luis Aguilar, Damián Torres, Gerente de Producción; Germán Sandoval, Supervisor de Producción y usted con el con el fin de que den sus ideas para resolver los problemas de la compañía.
Desgraciadamente, su Gerente de ventas, León Ruiz se encuentra fuera por cuestión de negocios, pero de todos modos no cree que el problema esté en las ventas y por otro lado su Gerente de Finanzas no necesita reunirse con los consultores.
HOJA CON LA CARACTERIZACIÓN II DE MONTACARGAS Y TRANSPORTADORES
LUIS AGUILAR
Usted tiene treinta y cinco años de edad, es Gerente de Personal de Montacargas y Transportadores, S.A. de C.V. Ha estado en la compañía en los últimos cuatro años, desde que terminó su maestría en Administración de Empresas en una Universidad de Prestigio. El Director General de la compañía Rodolfo Buendía, tiene mucha confianza en sus capacidades y lo ha apoyado en varios programas implementados, que buscaban solucionar los problemas de falta de cooperación entre los departamentos. Cree que los problemas principales han sido provocados por las actitudes del personal de producción, especialmente el Supervisor de Producción, Germán Sandoval, quien parece que hace hasta lo imposible para hacerle difícil su trabajo.
Usted ha convencido a Rodolfo Buendía, de que los problemas de cooperación y coordinación entre los gerentes y la gente de producción han sido la clave para la disminución de las utilidades de la compañía (15% menos en los últimos tres años) y de la alta rotación entre los supervisores y jefes. Usted cree, que aunque la competencia ha aumentado y es un factor que se debe tomarse en cuenta; esto se puede superarse con un esfuerzo unido de todos los gerentes, debido principalmente a que Montacargas y Transportadores tiene una experiencia de doce años más en el mercado.
Usted ha tenido serias desavenencias con el Gerente de Producción, Damián Torres, quien dijo que hay muchos gerentes en la compañía y que Rodolfo Buendía debería ejercer un mayor control. Por el contrario, usted piensa que la cooperación entre los departamentos podría incrementarse, si Rodolfo Buendía descentraliza el control.
Está a favor de iniciar un programa comprensible y de largo plazo en Desarrollo Organizacional y le ha pedido a Rodolfo Buendía que invite a varias firmas de consultoría para que hablen con la gente clave. Usted sugirió varias de ellas y espera con ansia esta reunión con sus representantes e iniciar un programa.
HOJA CON LA CARACTERIZACIÓN III DE MONTACARGAS Y TRANSPORTADORES
DAMIÁN TORRES
Usted es el Gerente de Producción de Montacargas y Transportadores, S.A. de C.V. Usted tiene 50 años de edad. Ha estado en la compañía desde que se inició, hace quince años, ha trabajado duro y comenzó siendo trabajador en producción hasta llegar a su puesto actual. Al mismo tiempo obtuvo su título de Ingeniero en una Universidad nocturna. Sabe que es competente y hace bien su trabajo.
A medida que la compañía ha crecido, ha visto como la estructura se ha llenado de gerentes y cómo el Director General decide cada vez menos cosas y depende más, de la gente que no esta en producción. La cantidad de gerentes ha provocado, según usted piensa, una disminución en las utilidades de la compañía (15% en los últimos tres años). El Supervisor de Producción, Germán Sandoval quien es su asistente, está de acuerdo con usted y tiene algunas buenas ideas que debería escuchar el Sr. Rodolfo Buendía y ponerlas en práctica.
La gente como Luis Aguilar, Gerente de Personal, siempre está introduciendo nuevos programas orientados a la gente, que inevitablemente fallan. Usted ha tratado por mucho tiempo de convencer a Rodolfo Buendía, de que la sobrecarga de personal de las áreas de apoyo, es el problema real de la compañía.
Bueno en pocas palabras el señor Rodolfo Buendía ha invitado a varios consultores de Desarrollo Organizacional para que entrevisten a las personas clave de la compañía para que traten de identificar los problemas existentes. Usted no sabe nada de D.O. pero de algún modo esto le suena a mayor número de gerentes
que es lo último que necesita la compañía.
HOJA CON LA CARACTERIZACIÓN IV DE MONTACARGAS Y TRANSPORTADORES
GERMÁN SANDOVAL
Usted es el Supervisor de Producción de Montacargas y Transportadores, S. A. de C.V. y tiene 40 años de edad. Ha estado en la compañía durante diez años y tiene título de Ingeniero.
En los últimos tres años, las utilidades de la compañía han disminuido en 15%, esto a pesar de que, según usted cree, los departamentos de producción han disminuido sus costos durante este tiempo, aunque es difícil ponerlo por escrito. Desea que el Director General, Rodolfo Buendía, le pregunte algo sobre disminución de utilidades porque usted tiene buenas ideas, pero Rodolfo Buendía no parece tener todo el control.
Usted sabe que gran parte de la rotación de personal entre los supervisores y jefes del área de producción lo han ocasionado los "muchachos brillantes" de las áreas de apoyo. Luis Aguilar, Gerente de Personal, tiene convencido a Rodolfo Buendía y ha estado introduciendo ridículos programas de personal que están destinados al fracaso antes de que los ponga en operación. Luis Aguilar es una buena persona, pero necesita hablar con la gente que está cerca de los problemas, antes de diseñar programas.
Si Rodolfo Buendía le pidiera su opinión, usted podría mostrarle en que forma golpear a la competencia, haciendo algunos cambios pequeños en el producto fabricado y quitando algunos gerentes de
las áreas de apoyo. La gente de producción podría dar ideas tan buenas como la gerencia y tal vez mucho más relevantes.
Usted sabe que Damián Torres, Gerente de Producción, quien lo contrató hace diez años como Asistente en Jefe de Producción, apoya su posición, pero Rodolfo Buendía no recibe consejos de ninguno de ustedes. Ahora le ha pedido Rodolfo Buendía, que platique con gente externa dedicada al Desarrollo Organizacional, quienes, está seguro, querrán instituir algún entrenamiento en Relaciones Humanas. ¡Qué desperdicio de tiempo!.
HOJA CON LA ORDEN DEL DÍA DE MONTACARGAS Y TRANSPORTADORES
Desarrollar y organizar una estrategia inicial, un diagnóstico inicial y obtener el contrato de Montacargas y Transportadores, S.A. de C.V.
Implementar las estrategia.
Las entrevistas están limitadas a diez minutos con cada persona.
Sólo un miembro del equipo consultor, puede estar presente en la entrevista.
Desarrollar y estructurar un diagnóstico y los pasos de las acciones sugeridas
(SE CUENTA UNA HORA PARA LOS PASOS 1, 2 Y 3)
Presentar a los que representan a la empresa: el diagnóstico, la estrategia y los pasos a seguir. (Las presentaciones se limitaran a cinco minutos cada una)
La compañía discute las presentaciones y anota las reacciones. (Veinte minutos)