Objetivos
I. Analizar las normas de comportamiento de los grupos con relación a los estilos administrativos señalados por Blake y Mouton en su Grid Gerencial.
II. Propiciar el autoanálisis en el comportamiento de un grupo conforme a diferentes estilos de autoridad.
Duración
Duración: 75 Minutos
Material
Fácil Adquisición
Formularios para cada uno de los participantes.
Lápices.
Tamaño del grupo
20 Participantes
Dividido en 4 subgrupos de 5 participantes.
Lugar
Aula Normal
Un salón amplio y bien iluminado acondicionado para que los participantes puedan trabajar en subgrupos.
Desarrollo
IR A FORMATO
I. Se debe aplicar sólo en aquellas empresas que quieran realizar el cambio hacia estilos y normas de grupo ideales.
II. Se distribuye la forma "Evaluación de la cultura de la organización" y se solicita que la contesten siguiendo las instrucciones.
III. Se forman grupos de 5 personas, preferentemente que tengan estrecha relación en la empresa, y se les solicita que intercambien sus puntuaciones en lo que corresponde al total de las tablas y en sus diferencias en cada una de las preguntas.
IV. Se les solicita que en grupo identifiquen los 7 elementos fundamentales que consideren importante corregir.
V. Se reúne el grupo total, se obtienen conclusiones sobre las cifras de las tablas (se hace una tabla total para conocer la cultura de la empresa) y se piden los elementos que se deben corregir.
VI. El instructor guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.
EVALUACIÓN DE LA CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN
Estos elementos permiten comparar costumbres y formas de trabajo características de su organización con las de una organización ideal.
Su puesto el tamaño de la organización afectan la manera en que Ud. ve la organización. Al ordenar las alternativas, imagínese, dentro de su organización la unidad más grande, con la cual tiene Ud. relaciones directas.
PRIMER PASO: CULTURA IDEAL.
Se deben contestar primero las preguntas para una cultura ideal. Considere las cinco alternativas bajo cada elemento. Coloque un 5 al lado de aquella alternativa que sería la más ideal en la aplicación de una organización. Coloque un 4 junto a la alternativa que considere Ud. como respaldo, es decir, para usarla cuando la más ideal no esté a su disposición. Coloque un 3 junto a su tercera mejor alternativa; un 2 junto a la cuarta y finalmente 1 junto a la alternativa con menos base adaptable para la administración de una organización ideal.
No puede haber empates.
SEGUNDO PASO: CULTURA ACTUAL
Ahora coloque las alternativas para describir la manera de operar de su organización. Tome como base para su primera selección las operaciones diarias típicas, en vez de reacciones sobre crisis, presiones o eventos excepcionales. La crisis o algún evento fuera de lo común le pueden dar una pista para escoger la segunda selección.
Conteste según el comportamiento y desempeño de la organización actual; no compare cómo de bien o mal va a la organización con relación al pasado.
De nuevo, no puede haber empates.
Ud. puede pensar en otras acciones que podrían ser más características de su organización. Sin embargo, es necesario que elijan entre las alternativas presentadas y ordene las cinco en orden decreciente, de 5 a 1.
1. OBTENCIÓN DE RESULTADOS
IDEAL ACTUAL
A Los problemas se estudian y evalúan tomando en cuenta su efecto en los factores económicos, con mínima consideración al impacto sobre la gente. A
B Acción sobre problemas importantes se diseña para asegurar desarrollo sano y constante con los objetivos de la organización. B
C Cuando se atacan los problemas es porque no se puede ya posponer, esperando que el tiempo se encargue de ellos. Las decisiones se logran por descuido. C
D Las reacciones a problemas favorecen mantener buenas relaciones para aumentar la eficiencia. D
E Si los enfoques a problemas son novedosos o diferentes a la tradición, política o prácticas pasadas, no son aceptables. E
2. CONCIENCIA DE UTILIDADES (COSTO)
IDEAL ACTUAL
A Se presiona a la gente para que considere sólo las cosas que den utilidades a corto plazo. A
B No hay mucha evidencia de conciencia de utilidades. B
C La provisión para el buen trato de la gente prevalece sobre la conciencia de utilidades. C
D La gente conoce como sus acciones influyen en las utilidades y esto los impulsa a sacar la máxima utilidad de cualquier gasto. D
E Se mantiene buenas relaciones entre consideraciones de gastos y utilidades y satisfacción de las necesidades de la gente. E
3. PERSONAL
IDEAL ACTUAL
A Trabajar lo mínimo que se permite es común. A
B Se piensa que la gente tiene derecho a la seguridad y satisfacción. La gente que no está plena y productivamente ocupada, se detiene para no perturbar la moral del personal. B
C La cantidad de personal es justa; la gente incompetente se despide y no se le retiene. C
D Las decisiones de personal son a corto plazo e influenciadas por factores económicos; hay suficiente gente para lograr algún trabajo bajo suficiente presión. D
E Hay suficiente personal para lograr una producción aceptable sin presiones. E
4. PLANEACIÓN
IDEAL ACTUAL
A Los planes son a corto plazo basados casi siempre en acciones y planes pasados; el futuro no se toma en cuenta. A
B Los planes vienen de arriba hacia abajo, con poca oportunidad para los subordinados de revisar, evaluar o recomendar correcciones o mejoras. B
C Los planes son para mantener el trabajo a un ritmo constante y con la mínima fricción entre la gente; responsabilidades individuales que se expresan en términos generales, para no crear presiones. C
D No hay planeación se actúa según el problema que se confronta en el momento. D
E Planes basados en conceptos y lógicas administrativas, en análisis de hechos y situaciones, permiten tratar cualquier evento de manera cabal; las metas y horarios flexibles, a los cuales hay completa entrega de la gente involucrada. Se impone y las contribuciones individuales son claras y precisas. E
5. CONTROL
IDEAL ACTUAL
A Se logra el control por medio de la comprensión y acuerdo entre los que participan; existen exámenes penetrantes de como se progresa y por qué, y la gente sabe a qué atenerse. A
B Informes estrictos que mantienen informada a la Gerencia. Se le dice a la gente lo que debe hacer, --no el porqué-- B
C Se deja a la gente sola; el control, cuando lo hay, se ejerce sólo cuando surge alguna crisis. C
D Las sugerencias, el estímulo, el elogio guían la acción para evitar penas, la crítica no se usa. D
E Los jefes analizan las cualidades y debilidades, más bien para evitar penas, la crítica no se usa. E
6. COORDINACIÓN
IDEAL ACTUAL
A Los departamentos independientes; la coordinación entre la gente y los segmentos de la organización es a través de la cadena de mando formal. A
B Hay coordinación mínima entre los segmentos de la organización la gente ejerce responsabilidad como mejor le parece. B
C Las relaciones de trabajo se diseñan alrededor de la naturaleza de la labor, de manera que hay máxima interacción productiva entre la gente y los diferentes segmentos de la organización. C
D Los arreglos de trabajos se basan mas en la tradición en los precedentes y en las personalidades, que es la naturaleza de la labor a cumplir. D
E Se refleja a diario el esfuerzo para lograr relaciones armoniosas y disminuir conflictos. E
7. CRÍTICA
IDEAL ACTUAL
A Reportes e inscripciones, frecuentemente uno -a uno, se hacen a medida que progresa el trabajo; reportes informales después del trabajo son posibles pero no alcanzan la profundidad necesaria para ser criticados. A
B La evaluación del progreso y del trabajo terminado es por inspección, con la responsabilidad asignada sin importar cualquier debilidad o falla que no permita cumplir el trabajo asignado. B
C Se estimula a medida que se desarrolla el trabajo. Cuando esté termina, se elogia a la gente por su comportamiento amistoso. C
D Hay poca o ninguna evaluación durante el desarrollo o al terminar un trabajo. D
E La ayuda y la orientación ocurren a medida que progresan las actividades para conocer como se manejan las operaciones y para introducir correcciones donde se crea necesario; cuando se termina un trabajo, la crítica da una base para revisiones y para aprender E
8. COMUNICACIÓN
IDEAL ACTUAL
A La gente está bien informada y participan a fondo en las discusiones de problemas que se presenten, la información necesaria se comunica en todas direcciones, hacia arriba, hacia abajo y lateralmente; las diferencias se resuelven discutiéndolas.. A
B Ya que la comunicación a través de los canales rutinarios de la organización carece de suficiente profundidad, mucha información se hace por los canales informales; se expresan muchas opiniones pero no se esfuerzan por imponerlas para llegar a una posición aceptable B
C Los sistemas informales son una fuente importante de comunicación y abundan rumores; datos e información social no relacionados con el trabajo forman una conversación típica en el trabajo; una manera cortés de tomar y dar, resulta en buenas relaciones en el trabajo. C
D Se informa lo mínimo a la gente; hay poca discusión de actividades de trabajo, sólo "mensajes". D
E La comunicación consiste principalmente en ordenes de la clase de "necesito saber", los subordinados buscan y piden poca información de los demás; cualquier discusión conduce a argumentos de ganar - poder E
9. ADMINISTRACIÓN DE CONFLICTOS
IDEAL ACTUAL
A El desacuerdo es reducido porque la gente evita expresiones que conduzcan a controversia. A
B La gente interviene para calmar y unir lados opuestos del conflicto. B
C Las negociaciones se conducen de tal manera que agradan a la mayoría de la gente; la gente sabe hasta qué punto presionar por su posición y cuándo ceder C
D El conflicto se estudia francamente y se examinan las razones o causas del mismo, esforzándose por resolverlas. D
E Se utiliza el rango para eliminar conflictos y decidir entre dos puntos de vista; el desacuerdo queda sumergido. E
10. CREATIVIDAD
IDEAL ACTUAL
A Se escucha prácticamente cualquier idea o sugerencia para sí crear una actitud de aceptación. A
B Las ideas nuevas que se aceptan son básicamente una extensión de la política y procedimientos actuales. B
C Hay experimentación en el trabajo; se premia la innovación y creatividad. C
D Se evitan los experimentos y la creatividad. D
E
Prácticamente cualquier sugerencia o nueva idea se rechaza o causa resentimiento; sólo a través de un determinado esfuerzo se logra imponer una idea nueva E
TABLAS PARA LA
EVALUACIÓN DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL
9.9 9.1 5.5 1.9 1.1 9.9 9.1 5.5 1.9 1.1 1 B A E D C 1 B A E D C 2 D A E C B 2 D A E C B 3 C D E B A 3 C D E B A 4 E B A C D 4 E B A C D 5 A B E D C 5 A B E D C 6 C A D E B 6 C A D E B 7 E B A C D 7 E B A C D 8 A E B C D 8 A E B C D 9 D E C B A 9 D E C B A 10 C E B A D 10 C E B A D =150 =150 TOTAL TOTAL
IDENTIFIQUE LOS 7 ELEMENTOS FUNDAMENTALES QUE CONSIDERE MÁS IMPORTANTES PARA CORREGIR Y ESTUDIAR COMO BASE PARA LOGRAR LA EFICIENCIA ORGANIZACIONAL.
QUIZÁ QUIERA INCLUIR PROBLEMÁTICAS NO INCLUIDAS EN ESTE CUESTIONARIO.
1.
(Más importante)
2.
(Menos Importante)
3.
4.
5.
6.
7.
(Menos importante)