HELPCO

Paso a paso para facilitar

1. Introduce la actividad comentando cómo una Organización desarrolla la intervención, involucrando a los directivos de sistemas de la empresa en el proceso. El cliente del despacho Consultor en D.O. "HELPCO" es el Primer Banco de la Ciudad.
2. Escoge tres participantes como consultores de Helpco, otros tres que serán los representantes del Primer Banco de la Ciudad, tres más que serán observadores del proceso. Los demás participantes son designados como miembros directores de la firma y son divididos en dos equipos (de preferencia con 3 participantes cada uno) Cada equipo tendrá un Líder y los otros dos restantes son miembros de la firma de Sistemas y se dividen en un mínimo de dos equipos de diseño; de preferencia con tres participantes, el líder del equipo y dos diseñadores y el Presidente y el Vicepresidente de dicha firma. Si hay más de diecisiete participantes en el grupo, uno se designa como gerente de la firma y los demás se integran a los equipos de diseño.
3. Distribuye papel y lápiz entre cada uno de los participantes. Luego reparte una tarjeta diferente con la Caracterización, una copia de la Hoja con los Antecedentes de la Firma Sistemas Gerenciales del Primer Banco de la Ciudad le da una tarjeta con la caracterización (diferente a cada uno) y copia de la Hoja de Instrucciones del Cliente. Reparte entre los miembros del subgrupo consultor una Hoja de Instrucciones del Consultor Helpco. Da diez minutos a los participantes para que estudien ese material.
4. Durante este tiempo se reúne con los observadores lejos del grupo. A uno de ellos le asigna la tarea de observar a los participantes de la firma Sistemas Gerenciales y le da una copia de la Hoja con Antecedentes y la de Instrucciones de la Firma Sistemas Gerenciales. A un segundo observador le asigna el subgrupo de los Representantes del Banco y le da la Hoja de Instrucciones para el Consultor de Helpco. Les hace hincapié en que deberán informar sobre el funcionamiento organizacional de los tres subgrupos, la dirección, comunicación dentro de los tres grupos, las dinámicas, el desarrollo de los subgrupos y el proceso de consulta entre ellos. les indica como planearán su observación y el método que usarán para informar.
5. Indica a los grupos que empiecen la actividad, poniéndose en contacto los representantes del Banco First con el Presidente de la firma Sistemas Gerenciales, describiendo sus objetivos y pidiéndole que diseñen un programa de entrenamiento para que los gerentes resuelvan problemas. (Quince minutos).
6. Los miembros de Sistemas Gerenciales deciden como se manejará la propuesta y se dan instrucciones a los subgrupos de diseño. (Diez minutos). Durante los pasos V y VI se dan instrucciones a los miembros de Helpco para que observen la interacción entre los miembros de los diversos grupos.
7. El gerente de cada subgrupo de diseño, formula una propuesta para un programa de entrenamiento, para ayudar a resolver problemas al personal directivo. (Veinte minutos). Mientras los gerentes del subgrupo están conferenciando, los representantes del cliente (Banco) desarrollarán el criterio que usarán para analizar el programa propuesto.
8. La firma Sistema Gerenciales decide cual propuesta será presentada al cliente. (Diez minutos).
9. Si no lo han hecho, en este momento los miembros de Sistemas Gerenciales acuden con el subgrupo Helpco (esto puede hacerse entre los pasos V y VIII y durará veinte minutos).
10. La firma Sistemas Gerenciales presenta su propuesta a los representantes del Banco. Al mimo tiempo los consultores del Helpco revisan lo que aprendieron al trabajar con Sistemas Gerenciales y formulan una estrategia de consulta. (Diez minutos).
11. Los representantes del Banco se reúnen con los participantes de Sistemas Gerenciales y critican los programas de entrenamiento propuestos (con base en los criterios que establecieron) dando comentarios, sugerencias, etc. y piden una nueva y final propuesta.
12. Les pide sus informes a los observadores sobre las interacciones de un subgrupo con todo el grupo. En este momento no hay discusión.
13. Con ayuda del proceso de consulta de Helpco, Sistemas Gerenciales intenta crear un diseño mejorado, que sea aceptable para el cliente. Los miembros de Helpco tratan de mejorar su estrategia de consulta y ayuda a Sistemas Gerenciales para que sean más funcionales. Durante este tiempo los representantes del Banco nuevamente reaccionan a la propuesta que ya vieron y a los comentarios, reconsiderando los criterios y preparándose para hacer una decisión final.
14. Si la firma Sistemas Gerenciales ha tenido éxito al formular la propuesta final, se las presenta a los representantes del Banco, los cuales la discuten entre sí. Aceptan o rechazan la propuesta dependiendo de la evaluación que hagan. Dichos representantes informan a Sistemas Gerenciales su decisión, con una breve explicación de las razones que tuvieron para tomar la decisión. (Diez minutos).
15. Los observadores informan de lo que vieron nuevamente.
16. Lleva a cabo una discusión sobre la retroalimentación de los observadores, de las experiencias personales durante la dramatización y del ejercicio como un todo. Los participantes pueden estar en cuatro grupos separados (los directivos de Sistemas Gerenciales, los miembros de los subgrupos de diseño de la misma firma, los representantes del Banco y el subgrupo de Helpco) para proseguir la discusión y luego informarle a todo el grupo de las conclusiones. (Estas conclusiones se pueden enfocar al desarrollo de la consulta D.O. así como al desarrollo de la consulta, el diagnóstico y las cualidades de observación del D.O.
17. XVII guía una conversación para que el grupo analice, como se pude aplicar lo aprendido en su vida.
18. PREPARACIÓN DEL MATERIAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PARTICIPANTES.
19. Cada caracterización con su correspondiente descripción deberá pasarse en una tarjeta de 7.5 x 12.5 cm. , y distribuirse al azar entre los participantes de los grupos. El participante deberá ver su propia tarjeta únicamente y ninguna otra más.
20. La palabra o frase que está después de la caracterización da una descripción del aspecto sobresaliente del carácter de esa persona, pero deberá explicarse que la persona hace ese papel no está limitada únicamente a ese aspecto, sino que podrá aumentarla a discreción.
21. CARACTERIZACIÓN
22. Presidente de la firma Sistemas Gerenciales.
23. DESCRIPCIÓN
24. Dinámico, imperioso, controlador,.
25. Un duro golpeador.
26. CARACTERIZACIÓN
27. Vicepresidente de la firma.
28. Sistemas Gerenciales.
29. DESCRIPCIÓN
30. "Inútil", no tiene ningún papel en la compañía, solo esta ahí porque es cuñado del Presidente, entrometido.
31. CARACTERIZACIÓN
32. Gerente de la firma Sistemas Gerenciales.
33. DESCRIPCIÓN
34. Burocrático, se tienen.
35. Que hacer las cosas de manera que él pueda agradar al Presidente.
36. CARACTERIZACIÓN
37. Líder del equipo I.
38. De diseño de Sistemas, Gerenciales.
39. DESCRIPCIÓN
40. Autocrático, muy controlador.
41. CARACTERIZACIÓN
42. Líder del equipo II de.
43. Diseño de Sistemas.
44. Gerenciales.
45. DESCRIPCIÓN
46. Democrático; simpatiza con los demás.
47. CARACTERIZACIÓN
48. Líder del equipo III de Diseño de Sistemas Gerenciales.
49. DESCRIPCIÓN
50. Descansado (Dejar hacer) ejerce poco o ningún liderazgo.
51. CARACTERIZACIÓN
52. Equipo I de Sistemas.
53. Gerenciales :.
54. Diseñador A.
55. DESCRIPCIÓN
56. Ambicioso.
57. CARACTERIZACIÓN
58. Equipo I de Sistemas.
59. Gerenciales. Diseñador B.
60. DESCRIPCIÓN
61. Hostil.
62. CARACTERIZACIÓN
63. Equipo I de Sistemas.
64. Gerenciales: Diseñador B.
65. DESCRIPCIÓN
66. Simpático y con deseos de agradar.
67. CARACTERIZACIÓN
68. Equipo II de Sistemas.
69. Gerenciales: Diseñador A.
70. DESCRIPCIÓN
71. Confrontador y argumentador.
72. CARACTERIZACIÓN
73. Equipo II, de Sistemas.
74. Gerenciales: Diseñador C.
75. DESCRIPCIÓN
76. Aplacador y sumamente.
77. Conformista.
78. CARACTERIZACIÓN
79. Equipo II de Sistemas.
80. Gerenciales: Diseñador C.
81. DESCRIPCIÓN
82. Sumamente intelectual.
83. CARACTERIZACIÓN
84. Equipo III de Sistemas.
85. Gerenciales: Diseñador A.
86. DESCRIPCIÓN
87. Perezoso.
88. CARACTERIZACIÓN
89. Equipo III de Sistemas.
90. Gerenciales: Diseñador B.
91. DESCRIPCIÓN
92. Competitivo.
93. CARACTERIZACIÓN
94. Equipo III de Sistemas.
95. Gerenciales: Diseñador C.
96. DESCRIPCIÓN
97. Habla mucho sobre cualquier cosa.
98. CARACTERIZACIÓN
99. Equipo IV de Sistemas.
100. Gerenciales: Diseñador A.
101. DESCRIPCIÓN
102. Se distrae fácilmente.
103. CARACTERIZACIÓN
104. Equipo IV de Sistemas Gerenciales: Diseñador B.
105. DESCRIPCIÓN
106. Ansioso y se preocupa.
107. Fácilmente.
108. CARACTERIZACIÓN
109. Equipo IV de Sistemas.
110. Gerenciales: Diseñador C.
111. DESCRIPCIÓN
112. Orientado hacia la.
113. Labor. Trabaja duro.
114. CARACTERIZACIÓN
115. Presidente del Consejo.
116. Del Primer Banco de la Ciudad.
117. DESCRIPCIÓN
118. Burocrático, Preocupado por los costos.
119. CARACTERIZACIÓN
120. Vicepresidente de desarrollo.
121. Del Primer Banco de la Ciudad.
122. DESCRIPCIÓN
123. Progresista, desea que el banco sea más dinámico.
124. CARACTERIZACIÓN
125. Consejero del Banco.
126. First Town.
127. DESCRIPCIÓN
128. Conservador, tradicionalista escéptico del desarrollo "basado en sentimientos".
129. HOJA DE ANTECEDENTES DE LA FIRMA
130. SISTEMAS GERENCIALES
131. HISTORIA
132. Su organización fue fundada por su Presidente, un Ingeniero que vio la necesidad de diseñar sistemas gerenciales que se adaptaran a los requerimientos de organización de los negocios y creó su compañía para cubrir estas necesidades. La compañía prosperó y creció hasta llegar a su tamaño actual en poco tiempo: Sin embargo, las condiciones económicas han cambiado, los clientes no pagan, dejando por tanto a la compañía en muy mala situación. Las cosas han estado tan mal que el cuñado del Presidente, que conoce poco de este negocio pero aportó parte del capital inicial, se ha convertido en Vicepresidente para ayudar a salir del problema.
133. SITUACIÓN ACTUAL
134. Ahora hay un posible cliente, el Banco First Town, para el diseño de un programa de entrenamiento sobre Resolución de Problemas, para todos los gerentes. Todos los empleados de la compañía están enterados de la situación desesperada en que está la firma y saben que deben satisfacer al cliente potencial para poder continuar.
135. MISIÓN CORPORATIVA
136. Se debe determinar lo que quieren los representantes y lo que requieren para presentarles un diseño de propuesta de un programa de entrenamiento que sea aceptable para ellos. Los equipos de diseño trabajarán en forma independiente para desarrollar propuestas, de las que solo una ser presentada al cliente. El Presidente de la compañía ha ofrecido un gran premio al equipo de diseño que tenga la mejor propuesta; condicionando a que la propuesta la acepte el cliente; y se ha dejado saber que el equipo que presente la peor propuesta puede enfrentarse al despido.
137. PRESIDENTE
138. VICEPRESIDENTE
139. GERENTE
140. EQUIPOS DE DISEÑO
141. LÍDER DE EQUIPO LÍDER DE EQUIPO LÍDER DE EQUIPO LÍDER DE EQUIPO
142. DISEÑADORES DISEÑADORES DISEÑADORES DISEÑADORES
143. HOJA DE INSTRUCCIONES DE LA FIRMA
144. SISTEMAS GERENCIALES
145. (Esta hoja deberá ser distribuida entre los miembros de Sistemas Gerenciales y su observador).
146. Su firma llevará un nombre después del apellido de su Presidente, por ejemplo: Pérez y Asociados, S.A.
147. Su tarea inicial es decidir:.
148. Cómo se hará el trabajo.
149. Quién se reunirá con los representantes del cliente (Banco).
150. Quién instruirá a los equipos de diseño sobre lo que deben hacer.
151. Cualquier miembro de la organización puede ser llamado por los consultores del Helpco. En cualquier momento el Presidente puede llamar a Helpco aunque no hallan sido convocados antes de que se dé una propuesta a los representantes del cliente.
152. Primero presentarán una propuesta preliminar a los representantes del Banco. Después de que éstos critiquen lo presentado, ustedes darán al cliente la propuesta final, la que debe ser admitida o rechazada.
153. HOJA DE INSTRUCCIONES PARA EL CLIENTE
154. (Para distribuirse a los representantes del Primer Banco de la Ciudad y su observador).
155. Usted es representante del Primer Banco de la Ciudad. Hay tres miembros en su grupo: el Presidente del Consejo, el Vicepresidente de Desarrollo y un miembro del Consejo Directivo.
156. Cuando se le indique, su grupo se pondrá en contacto con los miembros de una firma de Sistemas Gerenciales, hábleles sobre las necesidades del Banco de un programa de entrenamiento para que sus gerentes puedan resolver problemas y pedirles que entreguen una propuesta.
157. Tendrá la oportunidad de revisar dos propuestas proporcionadas por dicha firma. La primera será preliminar, la cual podrá ser criticada haciendo las sugerencias que usted pueda. La segunda será la definitiva y por lo tanto tendrá que aceptarla o rechazarla a nombre del Banco.
158. Antes de iniciar esta acción, deben llegar a un consenso relacionado con las necesidades de entrenamiento y los objetivos actuales del Banco.
159. HOJA DE INSTRUCCIONES PARA EL CONSULTOR HELPCO
160. (Para distribuirse entre los miembros de Helpco y su observador).
161. Usted es miembro de una compañía consultora de Desarrollo Organizacional. Se le pondrá en contacto con una firma de sistemas gerenciales para ayudarla a diseñar un programa de entrenamiento para que los gerentes resuelvan problemas, que será entregado al cliente del Banco First Town.
162. No tiene asignadas caracterizaciones, sino que debe actuar con base a lo que crea adecuado para su compañía y su cliente.
163. Funciona como miembro de su equipo de consultores, no los acompañará cuando se reúnan con los miembros de la firma de Sistemas Gerenciales, pero estará a su disposición para discutir problemas de la consulta con ustedes.
164. Su tarea inicial es discutir la filosofía sobre la consultoría. Pueden continuar con esta discusión hasta que los llamen los miembros del equipo de Sistemas Gerenciales.