DECISIONES

Objetivos

I. Confrontar a los miembros de un grupo con los resultados de construir la confianza y traicionar la confianza.

II. Explorar las reflexiones de un grupo, de competencia contra colaboración.

III. Examinar las limitaciones en la comunicación bajo una situación de estrés

IV. Estudiar la negociación y las estrategias de la negociación.

V. Considerar el proceso de la toma de decisiones en grupo.

Duración

Duración: 270 Minutos

Material

Fácil Adquisición

Hoja de Instrucciones con el Lineamiento para los participantes.

Hoja del Marcador de Decisiones, reproducida en el rotafolio.

Rotafolio y marcadores.

Boletas de votación de decisiones.

Tamaño del grupo

18 Participantes

Dividido en tres subgrupos de 3 a 6 participantes.

Lugar

Espacio Adicional

Tres salones, uno amplio para reunir a todo el grupo y dos bien iluminados acondicionados para que los participantes puedan formar subgrupos.

Desarrollo

IR A FORMATO

I. Se forman tres subgrupos de igual tamaño. Luego el instructor reparte una copia de la hoja del Lineamiento para cada participante y les indica que tienen cinco minutos para analizarla.

II. El instructor continúa con las instrucciones del Lineamiento, mientras les explica la forma en que se llevará a cabo el ejercicio. Entonces los grupos pasan a su respectivo salón.

III. Se distribuyen una copia de la Hoja del Marcador (Lo más conveniente es copiar esta forma en una hoja de rotafolio para cada subgrupo y comparar los resultados en la discusión que sigue a la etapa X) y dos juegos de Boletas de Votación para cada grupo. Durante la primera hora antes de que termine la etapa I, cada grupo deberá:

Planear su filosofía gerencial (por ejemplo, la clase de comportamiento que desearía mostrar para producir la imagen deseada y cómo operarán internamente durante el ejercicio).

Determinar el porcentaje del mercado potencial que el grupo desea alcanzar y convertirlo en un objetivo en pesos (El máximo mercado potencial para los tres grupos juntos es de $7,425,000; máximo potencial por cada grupo es de $6,600,000; las pasadas experiencias han estimado una utilidad del mercado total en un rango que varía de $1,100,000 a $6,900,000 con una gran incidencia entre los $2,500,000 y los $5,400,000);

Determinar sobre la primera decisión y proyectar la segunda y la tercera para los tres grupos, planteando un objetivo para cada una de las tres primeras etapas.

La filosofía administrativa se anota en el rotafolio y el mercado potencial, los objetivos y las decisiones se anotan en la hoja del Marcador.

La persona que se encargará de anotar en la hoja del marcador (Representante), también es elegida por el grupo durante la primera hora. Este proporciona al instructor todas las decisiones del grupo para evitar confusión. El grupo puede cambiar a ésta persona en cualquier momento.

IV. Al terminar la primer hora, el instructor recoge del Representante de cada grupo las dos Boletas de Votación indicando las dos decisiones del grupo para la etapa l. Luego el instructor clasifica las seis Boletas de Votación para la etapa I y las redistribuye, de modo que el grupo A recibe la B- A y C- A; el grupo B recibe la A- B y la C- B; el grupo C recibe la A- C y la B- C. Posteriormente cada grupo registra las dos decisiones recibidas en la columna apropiada en la hoja del marcador. El resultado se calcula usando la tabla de "Resumen de Pagos" de la hoja de Instrucciones del Lineamiento para el participante. El pago se registra en la Hoja de Marcador y se pone en el acumulado. Después de terminar cada grupo tiene la primera hilera de la Hoja del Marcador totalmente llena con la decisión del grupo para esta etapa (ya sea "rojo" o "verde") puesta en la columna de "Su Decisión" las predicciones de los grupos como la decisión de los grupos para ésa etapa en la columna "Su predicción", el objetivo del grupo en esa etapa (el resultado de "Su decisión" y "Su predicción") en la columna de "Objetivo", la decisión de los otros grupos de acuerdo a la Boleta de Decisiones en la columna "Decisión Real", el resultado de la Tabla de "Resumen de pagos" obtenida de la combinación de "Su decisión" y de la "Decisión Real" en la columna "Resultado" y la suma del balance anterior y el resultado de esta etapa como balance acumulado en la columna de "Balance".

V. Entonces cada grupo toma sus decisiones de la etapa 2 y las registra en las Boletas de Votación. Diez minutos después de haber dado las decisiones de la etapa 1, el instructor recoge las decisiones de la etapa 2, las clasifica y las distribuye en la misma forma que en la etapa 1. Cada participante registra los resultados, calcula lo que sacó y obtiene el acumulado.

VI. Al término de la etapa 3, se sigue el mismo procedimiento excepto en que el pago que se obtiene se multiplica por 3. Así un pago de $25,000.00 se convierte en un pago de $75,000.00, etc.

VII. Después de haber redistribuido las decisiones de la etapa 3 y por lo tanto haber indicado la etapa 4, el instructor les recuerda a los participantes que desde ahora es posible la comunicación entre grupos. Si, por ejemplo, el grupo A desea comunicarse con el grupo B, el representante del A le dice al instructor su deseo. El instructor va con el grupo B y les dice que el grupo A desea comunicarse con ellos. El grupo B puede estar de acuerdo en comunicarse en ese momento o posteriormente, o bien puede rehusarse. El instructor regresa con el grupo A y les da la respuesta del B. Si el B ha rehusado comunicarse con A, éste puede pedir la comunicación tan a menudo como lo desee. Si el B está de acuerdo en comunicarse, el instructor señala que cada grupo debe elegir a uno de sus miembros para representarlo frente al otro. Cualquier miembro, incluyendo al representante puede ser electo para representar al grupo, siempre que no haya sido electo previamente ante otro grupo. Cuando ambos grupos han elegido un representante, el instructor lleva a los dos a un lugar neutral, que no puedan ser observados por ninguno de los tres grupos. (Puede ser un pasillo o Generalmente un patio o un hueco de escaleras es suficiente). El instructor permanece con los dos representante durante la reunión. Esta termina a discreción de los participantes. Luego regresan a sus grupos respectivos. Cada vez que un grupo desea comunicarse con otro, se repite este procedimiento.

Las decisiones de la etapa 4 se dan al instructor al terminar dicha fase, siguiendo el mismo procedimiento que las anteriores.

VIII. Al inicio de la etapa 5 el instructor recuerda a los participantes, que a partir de ese momento se permitirá una prolongación de quince minutos. Si un grupo desea el tiempo extra, el representante del grupo le avisa al instructor al respecto. El instructor va por separado con los otros grupos y les informa que han pedido que se prolongue el tiempo. No se indica cuál grupo hizo la petición. Si ambos están de acuerdo, el instructor anuncia a los tres grupos que se ha concedido una prolongación de 15 minutos y les recuerda el tiempo en que deben entregar sus decisiones. Si alguno de los grupos rehusa conceder el tiempo extra, el instructor anuncia a los otros dos grupos que la prolongación ha sido negada. No señala cuál grupo no estuvo de acuerdo. Las decisiones de la etapa 5 se proporcionan al instructor al terminar dicha etapa siguiendo el mismo procedimiento que en las anteriores excepto en que el pago se multiplica por 5.

IX. Las etapas restantes, de la 6 a la 10, se manejan igual que la 4 y la 5. Las etapas 6 y 7 no tienen pagos múltiples, la 8 y la 9 se multiplican los pagos por 5 y en la etapa 10, se multiplica por 10.

X. Después de que se anotan las decisiones de la etapa 10, cada grupo pone su total en la Hoja de Marcador. Se vuelven a reunir los subgrupos en un solo grupo, en sesión plenaria, para discutir el ejercicio.

XI A la discusión se sigue un enfoque sobre temas tales como: Se desarrolló o no la confianza entre las parejas de representantes y los grupos, el efecto de los juicios o impresiones a priori de los participantes o de los otros subgrupos acerca de confiar; los efectos de la traición después de los contactos entre los grupos; las actitudes manifestadas durante la competencia contra la colaboración y el efecto logrado en el mercado total (la colaboración generalmente resulta en un gran mercado total, que el que se obtiene en la competencia entre tres grupos), la efectividad de la comunicación entre los representantes, la comunicación entre el representante y su grupo, las estrategias y tácticas de negociación, la toma de decisiones en grupos, el poder y la influencia ente los miembros del subgrupo, los estilos de liderazgo exhibidos ya sean formales o informales.

XII. El instructor guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.

SUGERENCIAS PARA ADAPTAR LA DINÁMICA

Esta Dinámica permite por sí misma una variedad de adaptaciones dependiendo del propósito que persiga el instructor. A continuación se encuentran algunas de adaptación.

Planeación y Organización.

Se les pide a los participantes que durante la Etapa 4 desarrollen una estrategia de protección con posibles alternativas para una contingencia, para el resto de la Dinámica. Esta puede incluir tácticas de negociación tan ventajosas como objetivos en pesos para cada etapa. Para esta planeación se requiere de una hora adicional para la Etapa 4.

Solución de Problemas.

Se les pide a los participantes que durante la Etapa 1 y/o la Etapa 4 que empleen una pre- introducción de un modelo de solución de problemas y que se dispongan a desarrollar alternativas matemáticas para los objetivos de cada etapa. La entrada a la solución de problemas puede ser empleada junto con la planeación y adaptación organizacional.

Criterio.

A cada subgrupo se le pide que seleccione a un representante, para establecer los criterios, en la reunión del comité, esta reunión se puede llevar a cabo en la Etapa 4 o en las conclusiones de la Etapa 10 (Es preferible que se realice en la Etapa 4 ya que habrá menos justificaciones de los subgrupos, por que la acción del comité tomará su lugar, además de que las 3 primeras etapas permitirán a los subgrupos comprender mejor el proceso del ejercicio) Posteriormente se instruye al comité para que desarrolle criterios empleando una discusión previa de los lineamientos para lograr un criterio efectivo, o ellos solamente dicen que deberá desarrollarse un criterio. Con el objeto que todos los participantes aprendan de este ejercicio, los participantes pueden formar un círculo alrededor del comité. (Es muy efectivo formar el círculo de sillas ya que permitirá que otros participantes se muevan hacia dentro o fuera del comité cuando deseen participar). Para que el trabajo sea efectivo este tipo de sesión de criterios normalmente requerirá de 1 ½ a 3 horas.

Valores Individuales.

El instructor les pide a los participantes de cada grupo que elaboren una lista de adjetivos que describan a los otros dos subgrupos en varios momentos del ejercicio. Se sugiere que los momentos sean: durante la Etapa 1, Al principio de la Etapa 4 antes de que haya ocurrido comunicación entre los subgrupos, antes de que se tomen decisiones de alto riesgo (especialmente antes de que se redistribuyan las decisiones de la Etapa 10), después de una traición de la confianza o cuando existan dobles traiciones y justo antes de reunir a todo el grupo después de la Etapa 10. Estas listas se deberán elaborar en una hoja de rotafolio para que la discusión sea más fácil.

Liderazgo y la Dinámica del Grupo.

Antes de que se reúna todo el grupo después de la Etapa 10 se distribuye a los participantes un cuestionario o formato de los muchos que existen acerca de "Clima de Grupo" o "Grupo de Retroalimentación". Se les pide a los participantes que lo contesten y luego lo compartan con su subgrupo. O el instructor dirige una discusión informal en cada subgrupo acerca del liderazgo que fluyó, los estilos de liderazgo que se manifestaron, comunicación dentro de los subgrupos, y/o otros aspectos de la dinámica que se desarrollo en el ejercicio o durante el curso. Cualquiera de los instrumentos que el instructor elija deberá contar con otros dos instructores más (uno por cada grupo). Este es el método más efectivo para que el proceso tenga éxito.

HOJA DE INSTRUCCIONES Y REGLAS PARA LOS PARTICIPANTES

RESUMEN DE PAGOS.

PAGO A SU GRUPO LA DECISIÓN DE SU GRUPO LA DECISIÓN DEL OTRO GRUPO PAGO AL OTRO GRUPO

+ 25 Rojo Rojo + 25

25 Rojo Verde + 100

+100 Verde Rojo -25

+ 5 Verde Verde + 5

Todos los signos + representan ganancias en pesos.

Todos los signos - representan pérdidas en pesos.

Cinco de las 10 etapas el pago de la ganancia o pérdida se multiplicará por diversos números. En las etapas indicadas en la siguiente tabla se multiplicarán por el factor que a continuación se indica:

ETAPA FACTOR A MULTIPLICAR

3 3

5 5

8 5

9 5

10 10

SEÑALAMIENTO INICIAL

Durante la primera hora cada grupo debe:

Planear su Filosofía Gerencial. Por ejemplo: las conductas que desean mostrar, para producir la imagen deseada y la forma en que intentan operar internamente durante el ejercicio.

Determinar el porcentaje del mercado que el grupo desea alcanzar y convertir éste a objetivos en pesos.

Tomar la primera decisión y estimar las decisiones para la segunda y tercera etapa para los tres subgrupos, estableciendo un objetivo para cada una en las primeras tres etapas.

REPRESENTANTE.

Cada grupo elige a uno de sus participantes para actuar como representante. En caso de que la decisión no la tome el grupo en el tiempo establecido para cada etapa, el representante puede tomar dicha decisión. El grupo puede cambiar de representante cuando así lo disponga.

COMUNICACIÓN.

No se permite ningún tipo de comunicación, entre los grupos durante las tres primeras etapas. Al empezar la cuarta etapa, dos grupos pueden comunicarse entre sí por medio de sus representantes, los cuáles se reúnen lejos de sus subgrupos y en presencia del instructor.

Los dos representantes y el instructor se pueden comunicar libremente entre sí; sin embargo, los compromisos hechos durante estas reuniones no obligan de ninguna manera sobre el comportamiento del grupo. Por ejemplo: los compromisos no serán obligados a cumplirse por el instructor cuando sean violados. Los tres grupos no podrán reunirse al mismo tiempo. De tal forma si el grupo A desea comunicarse con el B y el C, el grupo A mandará un representante para reunirse con el Grupo B y un representante diferente para reunirse con el grupo C en lugares diferentes.

Cada representante sólo puede reunirse con un grupo durante esta Dinámica (por ejemplo: si Juan representa al grupo A en una discusión con el B, nunca podrá ser representante de su grupo ante el grupo C)

El grupo puede cambiar de representante cuando en cualquier momento. Los grupos pueden comunicarse tan a menudo, frecuente y prolongadamente como el tiempo de cada etapa lo permita.

Duración

La etapa 1 empieza cuando se termine la explicación de los procedimientos para esta dinámica. Todas las etapas subsecuentes empiezan tan luego como las boletas de votación de la etapa anterior se redistribuyen a cada grupo. La etapa acaba cuando se toman las decisiones. El tiempo para las etapas es así:

ETAPA TIEMPO ETAPA TIEMPO

1 1 hora *6 15 minutos

2 10 minutos *7 15 minutos

3 10 minutos *8 15 minutos

4 1 hora *9 15 minutos

5 15 minutos *10 15 minutos

De las etapas 6 a 10 pueden prolongarse quince minutos por acuerdo de los tres grupos. No hay límite de veces en que esto pueda ocurrir.

CRITERIO DE EVALUACIÓN

¿Fueron sus objetivos razonables, realistas y retadores?

¿Fue su conducta consistente con la Filosofía Gerencial?

HOJA DEL MARCADOR DE DECISIONES

El instructor deberá modificar el formato siguiente con las instrucciones que se indica en el recuadro de la siguiente hoja.

A B* A C**

ETAPA

# SU

DECISIÓN

PREDICCIÓN OBJETIVO DECISIÓN REAL RESULTADO ACUMULADO ETAPA

# SU

DECISIÓN

PREDICCIÓN OBJETIVO DECISIÓN REAL RESULTADO ACUMULADO 1 1 2 2 3

(X3) 3

(X3) 4 4 5 5 6 6 7 7 8

(X5) 8

(X5) 9

(X5) 9 (X5) 10

(X10 10

(X10 A B* A C** TOTAL

A B* TOTAL GRAN TOTAL

MÁXIMO POTENCIAL DEL MERCADO

% OBJETIVO

% OBJETIVO

*Para el subgrupo B's sustituir la hoja de marcador por BA

Para el subgrupo C's sustituir la hoja de marcador por CA

**Para el subgrupo B's sustituir la hoja de marcador por BC

Para el subgrupo C's sustituir la hoja de marcador por CB

BOLETA DE VOTACIÓN*

Del Subgrupo Al Subgrupo

Etapa No. Decisión

ROJO VERDE

Escriba una cruz sólo uno (tache)

El instructor deberá preparar 10 copias de la boleta anterior y modificarla con la información siguiente:

Del Subgrupo A al B

Del Subgrupo A al C

Del Subgrupo B al A

Del Subgrupo B al A

Del Subgrupo C al A

Del Subgrupo C al B