Objetivos
I. Demostrar y experimentar la comunicación verbal en un sentido y en dos sentidos.
II. Demostrar y experimentar las barreras y apoyos de la comunicación verbal.
III. Examinar los efectos que tiene la comunicación interpersonal cuando las jerarquías (ya sea organizacionales o sociales) son diferentes.
Duración
Duración: 90 Minutos
Material
Fácil Adquisición
Una copia de la Hoja de Instrucción Gerencial de Balancín para cada gerente.
Una copia de la hoja de Instrucción para el Asistente gerencial de Balancín y otra de la Hoja de Armado de Balancín para cada asistente gerencial.
Una copia de la Hoja de Instrucción Gerencial de Balancín, una copia de la Hoja de Instrucción para el Asistente Gerencial de Balancín, y una copia de la Guía del Observador de Balancín, y un lápiz para cada observador.
Un Balancín sin armar para cada gerente.
Un Balancín armado (ver instrucciones para armar Balancines), para cada asistente gerencial.
Una mampara de mesa para cada tercia (ver instrucciones para armar la mampara de mesa de Balancín)
Hoja de papel Bond y un marcador.
Tamaño del grupo
Ilimitado
Divididos en subgrupos compuestos por 3 participantes.
Lugar
Aula Normal
Un salón amplio bien iluminado acondicionado para que los participantes puedan formar subgrupos con mesas y que estén separados. Un salón que permita a los observadores y al instructor moverse con facilidad.
Desarrollo
IR AL FORMATO
Un salón suficientemente grande para acomodar una mesa y dos sillas para cada tercia, con bastante espacio entre los grupos. Otros cuartos adicionales para instrucciones iniciales pueden ser útiles. El lugar puede ordenarse de varias maneras tales como la disponibilidad del salón, el tamaño, la conveniencia en general así lo requiera. Hay que tomar en cuenta cuatro criterios:
Es fundamental un mínimo de separación entre las tercias participantes.
La ubicación de las tercias debe ser de tal forma que los miembros con los Balancines sin armar no puedan ver las soluciones de las mesas contiguas.
Debe haber suficiente espacio para que los observadores puedan ver de cerca a las parejas participantes.
Debe haber suficiente espacio para que el instructor pueda moverse entre las tercias para observar el desarrollo.
A continuación un ejemplo de una colocación eficaz:
_=Mampara para la mesa.
O = Observador.
M = Participante (Gerentes)con Balancines desarmados.
A = Participante (Asistentes gerenciales) con Balancines armados.
I. El instructor prepara las mesas antes del ejercicio: cada mesa contiene dos Balancines, separados por un velo (mampara) (ver instrucciones para armar la mampara de la mesa de Balancín). Se arma un Balancín y se ESCONDE debajo de la Hoja de Armado de Balancín, la cual se pone boca abajo; el Balancín al otro lado de la mesa se desarma.
II. El instructor presenta con brevedad la actividad mediante la explicación de sus objetivos.
III. Se divide a los participantes en tres grupos iguales, con el grupo uno como "gerentes", el grupo dos como "asistentes gerenciales" y el grupo tres como "observadores".
IV. El instructor da a cada gerente una copia de la Hoja de Instrucción Gerencial de Balancín y a cada asistente gerencial una copia de la Hoja de Instrucción para el Asistente Gerencial de Balancín. Los grupos de gerentes y asistentes, gerenciales se envían a diferentes sitios. El instructor da instrucciones a los observadores dentro del área de actividad y les da a cada uno un lápiz, una copia de la Hoja de Instrucción para el Asistente Gerencial, y una copia de la Guía del Observador de Balancín. Hace hincapié que no deben participar en el proceso de armado, que pueden hablar con los participantes sólo para prevenirles sobre la observación del reglamento que deben seguir y registrar los eventos, y que más tarde darán un informe de lo observado.
V. El instructor revisa las reglas e instrucciones del proceso, con los grupos de gerentes y asistentes gerenciales, por separado. Les advierte a los gerentes que tendrán Balancines DESARMADOS y recuerda a los asistentes gerenciales que tendrán los Balancines armados, todos ellos del mismo tamaño y forma. (No hace mención alguna del color) Indica a ambos grupos que no deben tocar nada hasta que se les haya dicho que comiencen la actividad.
VI. Todos los participantes se reúnen en el salón principal y se les lleva a su sitio apropiado. El instructor anuncia que él tomará el papel de presidente de la compañía durante los veinte minutos que tienen para completar el encargo. Luego les dice que el telefonista acaba de anunciar que tiene problemas en la línea. A partir de ese momento deben comenzar su actividad.
VII. En el curso de la actividad, el instructor hace la ronda entre los grupos, representando el papel del presidente "resoplando cerca del cuello de los gerentes", ansioso e impaciente, y a cada rato recordándoles el tiempo que les queda. (Con esto se incluye así el "ruido de la vida real ", las distracciones, las frustraciones y hasta el enojo por dicho encargo)
VIII. Después de unos cinco minutos, una vez que comienzan a manifestar sentimientos de frustración, el instructor anuncia que el operador ha podido restablecer la comunicación de ida y vuelta. Después de unos cuantos minutos, sí el gerente y el asistente gerencial todavía creen que sus piezas son del mismo color, el instructor menciona que no dijo nada sobre los colores y que éstos fuesen iguales. Sigue recordando insistentemente a los participantes sobre el tiempo límite.
IX. Sí a los dos minutos del tiempo límite hay un buen número de Balancines aún sin armar, el instructor quita las mamparas de las mesas, y anuncia que la compañía de teléfonos ha instalado " vídeo teléfonos ".
X. El instructor detiene la actividad. Reúne a los participantes y con brevedad repasa los objetivos del ejercicio. Luego cada observador reporta los procesos de comunicación de la pareja que observó y los elementos que afectaron e impidieron la comunicación en un sentido y en dos sentidos, entre el gerente y el asistente gerencial.
XI. Los miembros comentan sus sentimientos y reacciones durante el ejercicio. Se enfocan ante todo en la frustración de la comunicación, las diferencias entre los procesos de comunicación eficaces e ineficaces, y cómo la comunicación en uno o en doble sentido influye en esta eficacia. El instructor también puede conducir el debate sobre los efectos de las diversas posiciones sociales en la comunicación entre las parejas. Luego lista en la hoja de rotafolio los puntos cruciales de dicho debate. Mantiene el debate centrado en las reacciones personales y en los eventos de la COMUNICACIÓN, más que en el encargo mismo o sí algunas parejas lo completaron con éxito.
XII. El instructor da una breve conferencia sobre las conductas que ayudaron y las que obstaculizaron y que afectan la comunicación interpersonal. Luego se les estimula a hacer una equivalencia de este aprendizaje con las situaciones de la vida real.
XIII. El instructor guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.
HOJA DE INSTRUCCIÓN GERENCIAL DE BALANCÍN
Es usted un Gerente de Ventas. Usted estaba en la oficina del Presidente de la compañía haciendo una demostración del nuevo abridor automático del cesto de basura (llamado Balancín) cuando de pronto se hizo pedazos entre sus manos. El único Balancín armado que queda se encuentra con su Asistente de la Gerencia de Ventas, en la exposición de ventas de México. Ahora se encuentra en la línea con su Asistente y le está diciendo que piensa poder armar su Balancín desarmado si el Asistente le describe el que tiene armado. Acaba de mencionarle que tiene al Presidente presionándolo detrás de Usted, justo arriba de su cabeza y gritándole que ya se apresure" cuando de pronto la telefonista interrumpe y declara que está teniendo problemas con la línea. Usted está en condiciones de escuchar a su Asistente, pero él no puede responder debido a que no puede escucharlo.
EL PROBLEMA: Usted deberá armar su Balancín a como dé lugar para continuar la demostración ante el Presidente. Debe utilizar tantas oportunidades de comunicación como se le presentan, dadas las circunstancias actuales.
HOJA DE INSTRUCCIÓN PARA EL ASISTENTE GERENCIAL DE BALANCÍN
Usted es un Asistente de la Gerencia de Ventas. Se encuentra en la Ciudad de México en la exposición de ventas, donde se expone el nuevo abridor automático para cestos de basura, llamado Balancín. Acaba de recibir un mensaje urgente de su jefe que le dice "urge se reporte a la oficina de inmediato" las oficinas se encuentran en Monterrey. Usted hace la llamada y su jefe de inmediato le explica el problema. Estaba demostrando al Presidente de la compañía el único Balancín armado, además del suyo que se encuentra en la exposición, cuando de pronto se hizo pedazos entre sus manos. El Presidente está furioso y le grita a su jefe que "ya se apresure". Su jefe piensa que puede volver a armar su Balancín desarmado si usted le indica cómo hacerlo, basándose en el que tiene usted armado. En ese momento, se interrumpe la comunicación telefónica y le dicen que tienen problemas con la línea. Usted puede seguir hablando con su Gerente, el cual lo puede escuchar, pero usted no puede escucharlo a él.
EL PROBLEMA: Usted deberá explicar cómo armar de nuevo el Balancín para que su jefe inmediato pueda realizar la demostración al Presidente de la compañía. Es su deber comunicarse con su Gerente, usando de tal forma las oportunidades de comunicación que se le presenten, dadas las circunstancias actuales.
GUÍA DEL OBSERVADOR DE BALANCÍN
Su misión es observar y registrar la interacción entre los dos participantes mientras intentan armar un segundo Balancín idéntico al primero. (En tamaño y forma pero no en color). Los Balancines son en forma de una gran "T". Trate de permanecer invisible, sin que noten su presencia. No interfiera mientras los participantes ejecutan su papel ni responda a sus preguntas. Sin embargo, NO PERMITA que ellos platiquen durante la parte de la actividad donde se desarrolla la comunicación en un sentido. Al concluir la actividad, prepárese para comentar con brevedad lo que observó durante el desarrollo de la actividad.
A continuación se presentan algunos de los aspectos que debe identificar:
Ayudas o bloqueos en la comunicación ocurridos entre los participantes:
Suposiciones sobre la variación del color, percepciones sobre el Balancín, etc.
El uso de términos técnicos o geométricos.
Los actos que son independientes de las instrucciones o nociones preconcebidas sobre cómo debe armarse el Balancín.
Conciencia y participación sobre el cuadro total:
¿Alguien informó que el Balancín tenía forma de "T" mayúscula?
¿Alguno de los participantes preguntó si los dos Balancines eran del mismo color?
¿Los participantes tomaron un tiempo, cuando la comunicación se restableció y funcionó el teléfono de ida y vuelta, para analizar en que punto estaban y planear o comentar hacia dónde deberían dirigirse; qué ayuda sería útil en ese momento?
¿Hasta qué punto intervinieron las emociones (tales como ira y frustración)? ¿Se trató de un proceso racional, paso por paso? ¿Cómo fue la respuesta de cada miembro ante la presión? ¿Cómo afectaron a estas respuestas los papeles que representaban?
¿Se rindió algún participante ante la situación o dejó de esforzarse en su papel?
Use el otro lado de esta hoja para los comentarios adicionales. No se limite por estas sugerencias. A su vez, trate de pensar en otras cosas que ayudan o bloquean la comunicación. Tome apuntes durante el desarrollo de la actividad, ya que es difícil recordar posteriormente eventos claves y situaciones.
INSTRUCCIONES PARA ARMAR LOS BALANCINES
Los Balancines deben estar hechos de cartulina de colores fuertes o algún material parecido. Cada Gerente y Asistente de Gerencia debe recibir un Balancín con las piezas del mismo tamaño y forma, pero NO del mismo color. La mejor manera de realizar esto es elegir tantos colores diferentes de cartulina como haya tercias (o cuando menos cinco), cortar un Balancín entero de cada color y luego armar un paquete para cada tercia que contenga:
Un Balancín completo, con cada pieza de un color diferente.
Un segundo Balancín con cada pieza de un color diferente, siendo éstos diferentes del Balancín anterior.
Una hoja de Armado de Balancín.
Corte cada Balancín sobre líneas sólidas y punteadas. Cada Balancín tiene cinco partes.
HOJA DE ARMADO DE BALANCÍN
INSTRUCCIONES PARA ARMAR UNA MAMPARA PARA EL BALANCÍN
Hacer una mampara para la mesa de cada tercia.
Usar cartón grueso y corte como se indica a continuación (Pieza A y B)
PIEZA "A"
CORTAR 8 CM 77 CM
61 CM
PIEZA "B" (dos para cada mampara)
Cortar 8 cm 16CM
32 CM
3. Armado