Objetivos
I. Explorar las ventajas y desventajas para establecer procedimientos con base en las decisiones de grupo para resolver problemas complejos.
II. Aumentar el conocimiento de jefe en la toma de decisiones.
Duración
Duración: 120 Minutos
Material
Fácil Adquisición
Una copia de cada personaje "de vacaciones" para cada participante, calendario ( Jefe, Margarita, Jorge, Ana y Samuel)
Hojas de rotafolio y marcadores para cada subgrupo.
Tamaño del grupo
Ilimitado
Divididos en subgrupos de 5 miembros cada uno.
Lugar
Amplio Espacio
Un salón suficientemente grande en donde cada grupo pueda trabajar por separado, o en su defecto, un salón para cada grupo.
Desarrollo
IR A FORMATO
I. El instructor informa a los participantes que ellos tomarán parte en una obra actuada. Les dice que a cada persona le será dada la información tanto de su personaje como de la situación específica de cada uno, además de esta información, los participantes deberán interpretar y actuar los papeles como ellos quieran.
II. El instructor divide a los participantes en subgrupos y ubica a cada subgrupo por separado, les da a cada miembro de cada subgrupo, uno de los cinco personajes del calendario de vacaciones y los deja por cinco minutos para que los miembros puedan leer sus Hojas y preparar su actividad.
III. Si hay algunos participantes sin subgrupo, pueden actuar como observadores, cada uno de los observadores será asignado a un grupo específico.
IV. El instructor anuncia que los subgrupos tienen treinta minutos para completar la actividad y les pide que comiencen.
V. El instructor toma el tiempo y a su termino instruye a los subgrupos que comenten la actividad considerando los siguientes puntos:
¿ Qué solución fue alcanzada en cada grupo?
¿ El jefe estuvo satisfecho con este resultado? ¿ Estuvieron satisfechas todas las personas que actuaron con el resultado individual?
¿ Cómo identificó el problema del jefe?
¿ Qué enfoque tomó el jefe para resolver el problema? ejemplo: Resolviendo el mismo ( preguntando o pidiendo a los trabajadores cooperación o diciéndoles a los trabajadores que ellos lo resolvieran.
¿Cómo se sintieron los participantes con ése enfoque del jefe hacia el problema?
Estos puntos se pueden escribir en la Hoja del rotafolio. Si los subgrupos están esparcidos, deberá darse una Hoja por separado para cada subgrupo. Si hay observadores, ellos pueden dar sus puntos de vista al grupo en ese momento.
VI. El instructor vuelve a reunir a todos los participantes y dirige una discusión del aprendizaje de esta experiencia. Se pueden incluir los siguientes puntos:
En una situación de este tipo, ¿ Cuáles son las ventajas y desventajas de que el jefe asuma la responsabilidad en una decisión?. En que situaciones deberían los subordinados contribuir al proceso de tomar decisiones?
¿ Qué técnicas grupales son buenas o pueden ayudar en el proceso en la toma de decisiones?
¿Qué técnicas grupales no ayudan para tomar decisiones en grupo?
VII. Los participantes son instruidos para generar directrices o lineamientos para conducir reuniones para en la toma de decisiones en grupo. Estos lineamientos son anotados por el instructor en el rotafolio.
VIII. El instructor pide a los participantes reagruparse en sus subgrupos originales y discutir la aplicación de estos lineamientos en el marco de experiencias en la vida cotidiana, identificando situaciones en las que el proceso de toma de decisiones en grupo es la adecuada.
IX. El instructor guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.
HOJA DE TRABAJO
CALENDARIO DE VACACIONES
HOJA DE "LIBRETO"
Supervisor
Antecedentes: Tú supervisas a veinte personas en el Departamento de Contabilidad de una importante compañía de seguros. El calendario vacacional ha sido siempre un problema aquí dado el incremento de actividades durante los meses de verano. Este año, de cualquier modo, te adelantaste y desarrollaste un calendario de vacaciones, verificándolo con tu personal, y para fines de Marzo, tuviste un calendario que mostraba sólo dos personas en vacaciones, en cualquier semana. Esto se ajusta con tu objetivo de tener sólo planeado dos ausencias por semana.
La siguiente semana será una excepción a tu política. Dos empleados Jorge y Ana, estaban ya planeados para tomar sus vacaciones, cuando otro empleado, Sam, fue transferido a tu área con la condición de que él pueda tomar sus vacaciones la próxima semana como estaba ya previamente planeado. Como Jorge ya había planeado llevar a su familia a acampar a Idaho, Ana iba a ir a Hawaii para su reunión anual familiar, y tú estás deseoso de tener a Sam unido a tu equipo, tú decidiste que las cosas pueden salir bien, mientras que nada nuevo salga.
11:15 p.m. Justo cuando regresabas de comer, Margarita se acercó a tu escritorio con un problema. Su esposo, quien no ha tenido trabajo por varios meses, ha encontrado trabajo por una semana transportando cosas hacia otro estado, comenzando el lunes. El problema es que él necesita que ella lo acompañe porque es la única que conoce la operación del trabajo suficientemente bien como para ayudarlo en este trabajo. Ella no ha tomado aún sus vacaciones y tú sabes en conversaciones anteriores que tan importante es para su estabilidad económica este trabajo de transportación. Pero si Margarita se fuera la próxima semana, cuatro personas estarían fuera, y esto resulta una dura tarea para el resto del personal.
Después de luchar con el problema, tú le dijiste a Margarita que ella puede tomar la próxima semana.
Sentiste que habías tomado una buena decisión. Margarita siempre hace más trabajo del que le corresponde.
1:30 p.m. Recibiste la llamada de la esposa de Mike. Miguel ha estado fuera los últimos días con un resfriado, pero ahora su esposa dice que tiene cita para una amigdalectomía el próximo lunes y no podrá asistir en toda la semana. ¡Esto eleva el número de gente fuera la próxima semana a cinco!
1:45 p.m. Como tú reconsideraste sabiamente en dejar que Margarita tomara sus vacaciones, Bryan rondaba por tu escritorio. Él había tenido una entrevista de trabajo durante su hora de comida y empezará con su nuevo trabajo el próximo lunes.
Ahora tendrás seis personas menos esta semana; te estremeces de pensar en el caos que será la próxima semana.
No estás seguro de cómo vas a resolver este problema ¿puede tu departamento funcionar realmente sin seis personas una semana?
Sino, ¿cuáles son las alternativas? ¿Podrás tú sólo manejar esta situación o involucrar a otros?
2:00 p.m. Ha convocado a una junta a Jorge, Ana, Margarita y Sam para discutir el problema. Miguel y Brian por supuesto, están fuera del plan por completo. Tú les has pedido a tus subordinados que se reúnan contigo en la sala de juntas.
MARGARITA
Antecedentes: Son cerca de las dos de la tarde un viernes de junio. Joe, tu esposo, no ha podido encontrar trabajo en los últimos meses, llamó hace como una hora con la noticia que tenía un contrato de una semana para transportar cosas al estado vecino, empezando el lunes, pero necesita que vayas con él para ayudarle con la contabilidad y otras funciones. Tú no tenías planeado tomar tus vacaciones hasta Agosto. Tú hablaste con tu supervisor acerca de esta situación, y él estuvo de acuerdo en programar de nuevo tus vacaciones para la próxima semana. Tú estabas contenta cuando llamó Joe con la buena noticia acerca del próxima trabajo. No sólo tu economía se ha visto muy apretada estos últimos meses, sino este periodo sin empleo, ha dejado muy desmejorado el optimismo de Joe. Ahora él tiene la oportunidad de ganar algo de dinero, volver a ganar su autoestima y quizá continuar con trabajo con este distribuidor. Tú te preocupaste un poco al saber que tu ausencia va a aumentar la carga de trabajo en tu departamento y no quieres ser una carga para tus amigos.
Pero en tu mente, es una válida e inevitable emergencia, pues tú eres la única que conoce el trabajo de Joe, lo suficiente para ayudarlo con esto.
Tu supervisor entiende la situación y ha sido un verdadero amigo durante la crisis de los últimos meses, proporcionándote apoyo financiero como moral. Para demostrar tu aprecio, estás planeando
trabajar horas extras antes de irte esta noche para reducir un poco la carga de trabajo.
EL ESCENARIO: Tu supervisor ha llamado a una pequeña reunión en la sala de juntas para hablar acerca del problema del programa de la próxima semana.
JORGE
Antecedentes: Son cerca de las 2 p.m. del viernes de una tarde de junio, el último día de trabajo antes de tus vacaciones, las cuales quedaron planeadas desde febrero, con tu supervisor. Tú, tu esposa y tus dos hijos (edades ocho y nueve) van a irse mañana temprano a acampar a Idaho.
El pensamiento de tus vacaciones la próxima semana es casi lo único en lo que has pensado toda la semana. Aquí has estado muy ajetreado y tu moral necesita urgentemente ese aire rejuvenecedor de la montaña. Parece como si hace años que no hubieras pasado un momento de relax con tu familia y mañana muy temprano, los cuatros van a tener nueve días para explorar el silvestre Idaho.
Tú estabas pensando acerca de cuán exaltados estaban los chichos anoche cuando hiciste los planes de último minuto. El pensamiento te hizo sonreír antes de voltear y dar la espalda al montón de hojas de trabajo que dejarás atrás antes de las cinco en punto.
EL ESCENARIO: Tu supervisor ha llamado a una pequeña reunión en la sala de juntas para hablar de un problema en el calendario vacacional de la próxima semana.
ANA
Antecedentes: Son cerca de las dos en punto un viernes por la tarde del mes de junio, tu último día de trabajo antes de salir de vacaciones las cuales fueron ya planeadas el pasado febrero. Tú saldrás a Hawaii esta tarde para asistir a la séptima reunión familiar anual.
Sólo quedan seis horas más antes de tomar tu avión a las islas y difícilmente puedes esperar. Años atrás, cuando tu familia empezó esto de reunirse cada año, tú lo viste como una obligación y faena excepto que era una oportunidad de volver a Hawaii de nuevo. Ahora, de alguna manera, tu perspectiva ha cambiado y tú realmente deseas volver a ver a todos de nuevo, hasta tu hermano Sam, quien es un poco aburrido hasta que llegas a conocerlo, y este año la reunión va a ser especial porque tu hermana y su familia van a estar ahí después de estar 3 años en Suecia. Tú esperas que su gran ingenio no haya cambiado. Hace tanto tiempo que ustedes dos rieron juntas.
Tú esperas que las cosas en el trabajo no sean tan pesadas a tu regreso. La carga reciente de trabajo ha sido fuerte.
EL ESCENARIO: Tu supervisor acaba de llamar a una breve reunión en la sala de juntas para "hablar acerca del problema en el calendario vacacional de la próxima semana".
SAM
Antecedentes: Son cerca de las dos de la tarde de un viernes de junio. Tú eres el empleado más nuevo en este grupo de trabajo, habiéndote unido al departamento hace apenas un mes. Tus vacaciones empiezan el próxima lunes por la mañana, y fueron programadas con tu antiguo supervisor en marzo. Cuando tú solicitaste este empleo, a ti te dijeron que podías tener la misma semana de vacaciones aunque apretaría la agenda de la política un poco. Tu plan es pasar tus vacaciones en un lago cercano, con algunos amigos. Tú estás en espera de esto.
A ti te dijeron que este trabajo sería un reto y ¡nadie te engañó! Tu pensaste que después de un mes en este departamento tú te sentirías cuando menos más empapado acerca de tu nuevo trabajo, pero a veces, tratar de aprender todo al mismo tiempo, es un poco abrumador. Tú de seguro necesitas un descanso o quizá hasta una transferencia a tu antigua área, en dónde eras un experto. También eso era a veces. En este momento de buena gana, cambiarías algo de aburrimiento por mucha frustración, por otro lado, tu supervisor actual está realmente encantado de tener alguien con tu experiencia y te comentó que aquí hay una oportunidad de mejorar.
Has decidido que durante la semana que estés en el lago dedicarás tiempo para pensar en lo que deseas hacer.
EL ESCENARIO: Tu supervisor acaba de llamar a una pequeña reunión en la sala de juntas para "hablar del problema del calendario de la próxima semana".