DHABI FEHRU (A.P.O.)

Paso a paso para facilitar

1. Da una breve plática sobre la Administración por Objetivos (A.P.O.) (Esta experiencia también puede usarse durante las tres últimas horas de un taller de A.P.O. de todo el día).
2. Revisa la Guía para redactar Objetivos (si se desea se pueden repartir copias entre los participantes).
3. Anuncia que se formarán subgrupos consultores para preparar los objetivos para diversos departamentos del recientemente formado gobierno del Reino de Dhabi Fehru. Los divide en subgrupos y cada uno de ellos le asigna un observador.
4. Da a cada uno de los participantes una copia de la Hoja con la Tarea, papel en blanco y un lápiz, a los observadores les da la hoja para el Observador. Luego les da tiempo suficiente para que lean la información y que hagan preguntas sobre el contenido.
5. Se les señala que tendrán dos horas para terminar la tarea. Les indica que ese tiempo incluye el que necesitan para organizarse (el tiempo que necesitan para integrar un subgrupo formal, para determinar quien será el líder, para asignar tareas, etc.) El observador del subgrupo sirve como coordinador.
6. Le da a los participantes diez minutos para que los subgrupos pongan en el rotafolio un objetivo en cada área.
7. Al terminar el tiempo da por terminado el ejercicio, reagrupa a los participantes y lleva a cabo una discusión comparando los objetivos de cada subgrupo, utilizando la Guía para Escribir Objetivos Específicos. Debe evitar que discutan sobre detalles del contenido, por ejemplo: si determinados supuestos son correctos o no; el único asunto importante es que si un objetivo esta preparado adecuadamente o no a los hechos verdaderos por los participantes del subgrupo consultor y debe concentrarse en si los objetivos escritos para ellos reúnen o no los criterios para un buen objetivo.
8. Si se desea, puede enfocar al subgrupo en el proceso de organizar la tarea. Esto debe de hacerse después de terminar la crítica de objetivos (paso VI) Los coordinadores de la tarea informan sobre las observaciones de cada subgrupo.
9. Guía una conversación para que el grupo analice cómo se puede aplicar lo aprendido en su vida.
10. GUÍA PARA REDACTAR OBJETIVOS ESPECÍFICOS
11. EJERCICIO DHABI FEHRU
12. GUÍA PARA ESTABLECER UN OBJETIVO
13. Persona (s) responsable (s).
14. Verbo de acción.
15. Resultado final específico y medible.
16. Período de tiempo específico o fecha.
17. Costo en pesos y/u horas de trabajo.
18. Un buen objetivo establece quién, qué, costo máximo pero evita el cómo y la viabilidad. El plan de acción cubrirá el cómo y pondrá a prueba la viabilidad.
19. Los temas del 1 al 5 de la lista siguiente son críticos, los del 6 al 10 son importantes pero no necesariamente son críticos (como parte integrante de un objetivo escrito).
20. ¿Se ha establecido el objetivo en términos explícitos y concretos?
21. ¿Se plantea lo que debe hacerse?
22. ¿Se declara lo que el objetivo espera lograr?
23. ¿Se señala quién es el responsable de hacerlo?
24. ¿Se establece cuándo ha de terminarse?
25. ¿Contiene una aseveración concreta del enfoque, sobre cómo hacerlo para lograr el objetivo?
26. ¿Incluye una frase para justificar la realización del objetivo?
27. ¿Plantea los recursos necesarios para lograrlo?
28. .¿Señala quién coordinará las diferentes partes, hasta lograr el objetivo?
29. ¿Establece el criterio para medir el logro del objetivo?
30. Deficiencias comunes al establecer objetivos:.
31. Los objetivos se ponen muy por abajo, evitando realmente desafiar las habilidades.
32. Los individuos o los grupos sobrestiman las capacidades con objetivos impropios o imposibles.
33. Los objetivos no reflejan las responsabilidades de los individuos que los hacen.
34. Los objetivos se relacionan como hacer algo en lugar de que es lo que hay que hacer.
35. No se le da responsabilidad a nadie para el logro del objetivo.
36. Los objetivos reflejan la percepción del individuo de lo que quiere el jefe y no lo que realmente puede lograrse.
37. Los objetivos que se encuentran previamente no factibles, irrelevantes o imposibles no se revisan o suprimen.
38. Las fechas para lograr el objetivo son sumamente optimistas.
39. La justificación de un objetivo no está claramente establecida.
40. 10. El camino para lograr el objetivo, es inadecuado.
41. Ejemplos de objetivos bien establecidos.
42. El supervisor de una estación de correos, será responsable de recoger y distribuir la correspondencia a cinco centros tres veces al día, para lograr el máximo aprovechamiento de los quince departamentos. Este objetivo deberá lograrse el 15 de enero con un costo de implementación no mayor de $82,000 y trabajando 14 horas con un aumento en los costos de operación de la estación que no exceda los $15,000, con un tiempo máximo de 5 horas a la semana.
43. El encargado de mantenimiento y el asistente del Gerente de Sistemas actuarán como equipo, serán responsables de un programa computarizado para el desarrollo y puesta en marcha del mantenimiento de edificios el 31 de octubre con un costo menor de $300,000 y 40 horas de trabajo.
44. El Director de Personal junto con el nivel Ejecutivo, llevarán a cabo una acción, para disminuir el índice de ausentismo en la organización del 9% al 5%, para el 1o. de septiembre, utilizando para esto menos de 35 horas de trabajo y sin aumento de costo, al presupuesto.
45. El Director de Capacitación desarrollará un programa sobre las capacidades en la comunicación para los gerentes medios, esto no representará más de 40 horas de trabajo y no más de $75,000 al operarlo. (Incluyendo el presupuesto del departamento de capacitación y el costo del tiempo de los gerentes y un máximo permisible de carga por tiempo de $45,000 por cada participante).
46. HOJA DE ANTECEDENTES DHABI FEHRU
47. Dhabi Fehru es un pequeño país situado en la costa del Golfo Pérsico. Su población de dos millones de habitantes, principalmente de tribus desérticas nómadas, ha estado gobernada por uno de los ocho sultanes. En 1880 se convirtió en colonia inglesa. Cuando esta situación terminó hace cinco años, el gobernante Amir Ibn Ben Dhab lo proclamó como un estado independiente y fue coronado como rey. Dhabi Fehru es más o menos del tamaño de Colorado, pero la mayor parte de la tierra es desértica. Solo hay dos ciudades de regular tamaño Dhabistan (la capital) con 200,000 habitantes y Kalmiz con una población de 70,000 habitantes.
48. Desde que se descubrieron enormes reservas de petróleo hace cuatro años ha habido cambios importantes, especialmente en el nivel de vida. El ingreso por persona está entre los más altos del mundo. La alimentación, la educación y los servicios médicos son gratis para todos los habitantes, dentro de los límites de disponibilidad. Hay por ejemplo, un hospital en el país. Hace cinco años el índice de educación era muy cercano al cero, ahora es del 10%, el inglés es el idioma de la mayoría de los habitantes; una herencia de la dominación inglesa.
49. Se espera que aumenten los ingresos por el petróleo por lo menos durante la década siguiente. Después de eso se espera que se estabilice cuando menos por otros diez años antes de que empiece a declinar lentamente a medida que se agoten las reservas. El rey ha decidido por lo tanto que todos realicen un esfuerzo hacia la creación de una base industrial para Dhabi Fehru con apoyo propio. Para asegurar esto el rey Dhabi ha llevado varios equipos de consultores occidentales para establecer objetivos específicos para el desarrollo.
50. HOJA CON LA TAREA
51. EJERCICIO: DHABI FEHRU
52. Dhabi Fehru tiene una inmensa riqueza, su ingreso por persona esta entre los más altos del mundo. El petróleo, sin embargo, no durará para siempre. El rey Ibn Ben Dhab ha hecho traer a varios grupos de consultores para que lo asesoren en su esfuerzo por desarrollar a Dhabi Fehru como una gran nación industrial. Usted es el miembro de uno de ellos.
53. El observador del grupo actuará como coordinador y ayudará al grupo hasta donde lo crea necesario. Asimismo, también está para describir la organización del grupo (el líder del equipo, etc.). Se requiere un organigrama formal. Los grupos que no proporcionen uno mostrando el puesto de cada miembro serán despedidos y enviados a casa en el primer vuelo.
54. Una vez que el equipo de consultores ha terminado su estructura formal, cada consultor debe preparar objetivos para una o más de las áreas que se enumeran abajo antes de empezar la tarea al coordinador.
55. Las personas que tienen puestos de supervisión en el equipo de consultores (sin incluir al coordinador de la tarea) no deben trabajar en el desarrollo de objetivos para Dhabi Fehru sino asesorar a sus subordinados, como es adecuado. Los supervisores consultan con sus subordinados sobre el desarrollo de los objetivos.
56. Los consultores los miembros del equipo que no son supervisores.
57. Preparan objetivos para uno o más de las siguientes áreas:.
58. Educación Relaciones exteriores.
59. Salud Diversión.
60. Ejército. Bienestar.
61. Industria. Transportación.
62. Agua y drenaje. Energía.
63. Habitación. Control Ambiental.
64. Agricultura. Finanzas e Inversiones.
65. Cada una de estas áreas DEBE ser asignada y trabajar en ella.
66. RESUMEN DE LA TAREA
67. Organizarse y darle al coordinador un organigrama.
68. Preparar los objetivos en los que va a trabajar cada miembro del equipo.
69. Preparar los objetivos para Dhabi Fehru.
70. Tiene dos horas para hacer la tarea.
71. HOJA PARA EL OBSERVADOR
72. EJERCICIO: DHABI FEHRU
73. Usted debe aprobar o no el organigrama de su grupo. Todos los miembros del equipo deberán aparecer en él. No necesita ajustarse a los patrones tradicionales. Mientras se le asigne a todos un puesto en la organización, es aceptable.
74. Observe si hay consideraciones sobre las capacidades específicas de los miembros para asignarles trabajo durante la actividad.
75. Haga hincapié en la necesidad de escribir los objetivos de trabajo antes de que los consultores empiecen a escribir los objetivos de Dhabi Fehru.
76. Verifique que todos los objetivos de trabajo obtengan lo siguiente:.
77. Persona (s) responsable (s).
78. Verbo de acción.
79. Resultado final específico y medible.
80. Período de tiempo específico o fecha.
81. Costo en pesos y/u horas de trabajo.
82. Pregunté a los miembros sobre si están seguros de entender la tarea, por ejemplo: ¿Todos los miembros conocen a fondo el objetivo en su forma final?
83. Puede contestar todas las preguntas pertinentes. Aunque no necesita compartir la información de esta hoja, puede hacerlo si quiere. Para que el proyecto camine bien debe compartir la información de la Hoja de Trabajo y llevar a cabo las instrucciones anteriores.